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管理秘书实务 管理秘书实务概述 绪论 “秘书”词义的演变 宫中秘藏之书 ： 最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。 职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。 社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。 秘书的定义 西方“秘书”一词源于拉丁文字“Secretarius”，意为可靠的职员。在英语词汇中，“Secretary”除指秘书外，另有书记、干事、大臣、部长等义。 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 秘书的分类 横向分类 按单位性质不同：机关秘书、企业秘书、私人秘书、商业秘书、涉外秘书。 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书、文字秘书、教学秘书、信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书、广告秘书、演艺秘书、工程秘书等。 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次） 高级、中级、初级 秘书工作的作用 枢纽作用 秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。 参谋助手作用 秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。 形象作用 秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。 耳目作用 秘书人员为领导的决策和指挥而收集、加工、分析和提供有价值的管理信息所发挥的辅助作用。 协调作用 秘书人员在职责范围之内，或者领导授权之下，化解矛盾，沟通信息，调整和改善组织内部、组织外界、人际之间的关系，促使组织的各项工作趋向同步化、和谐化，以完成总任务。 秘书工作的原则 1.准确原则 理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。 判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。 2.及时原则 要确立正确的时间观念；要讲究工作效率；要分辨轻重缓急；要变被动为主动。 3.严谨原则 严密地思考，周详地运作， 谨慎地行事。 4.同步原则 要同步思维，要同步行动，要同步提高。 5.保密原则 要强化保密意识，要具备法律知识。 秘书的素质 1、政治素质 良好的政治素养； 强烈的事业心； 较高的理论政策水平； 实事求是的思想作风； 淡泊明志，乐于奉献； 踏实细致，一丝不苟。 2.知识素养 基础知识：社会基础知识和自然科 学知识。 专业知识：文书写作与处理、办公 管理、会议组织等。 行业知识：秘书所在行业、系统的 专业知识。 相关知识：经济学、心理学等。 3.能力要求 写作能力。口头表达能力。 听知能力。办事能力。 交际能力。协调能力。 学习能力。应变能力。 操作能力。管理能力。 组织计划能力。预测能力。 4.心理素质 树立正确的人生观； 确定适度的抱负水平； 学会调节心理压力； 克服不良心理影响； 培养健康的兴趣和爱好； 养成良好的生活习惯； 积极参加体育锻炼； 做事有百折不悔、坚持到底的勇气和毅力； 具有自信、热忱、乐观、沉着、饱满的情绪及幽默感。 秘书的职业道德 1.秘书的职业道德范畴 秘书职业理想。 秘书职业态度。 秘书职业责任。 秘书职业义务。 秘书职业纪律 。 秘书职业良心。 秘书职业荣誉。 2. 秘书职业道德的规范 文明礼貌；爱岗敬业。 诚实守信；办事公道。 勤劳节俭；遵纪守法。 团结互助； 开拓创新。 3.秘书的职业守则 谦虚谨慎，文明礼貌； 办事公道，热情服务； 实事求是，讲究实效； 兢兢业业，甘当无名英雄； 忠于职守，自觉履行各项职责； 钻研业务，掌握秘书工作各项技能； 奉公守法，不假借上司名义以权谋私。 秘书的心理修养 1、 秘书的心理修养 秘书心理健康的基本品质； 秘书心理的调适。 （1）秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境，它包括以下几个方面的基本品质： ①忠诚 ②机敏 （思维机敏、动作机敏） ③稳重 （处世稳重、办事稳当、应急稳妥） ④坚毅 ⑤ 随和 ⑥ 幽默 ⑦ 自制 在成功面前要自制。 在挫折面前要自制。 在屈辱面前要自制。 在权力和欲望面前要自制。 （2） 秘书的心理调适 ①