提高工作效率之时间管理.pptVIP

提高工作效率  之时间管理 时间的特性 供给毫无弹性； 无法蓄积； 　　 无法取代； 无法失而复得； 人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。 计算一下我们所剩下的可以用来工作的时间。 时间管理的方法 以目标为导向 六点优先工作制----价值2.5万美金的时间管理方法 如何区分紧急、重要----“四限象”法 时间的合理分配----80/20原则 以目标为导向 1、设立明确的目标： 写出年度的几个目标，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。 2、进行目标切割： （1） 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一 些事情； （2） 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到 有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来； （3）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； （4）每天晚上把第二天要做的事情列出来。 时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。 故 事 美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望李能卖给他一套思维方法，告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。 艾维·李说：“好！我10分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法。”“你把明天必须要做的工作记下来，不一会儿，舒瓦普就在一张白纸上写满了他要完成的工作。艾维·李说：“请把你认为最重要六项工作挑出来，然后按重要程度编上号码，最重要的排在首位，依次类推，早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止，然后审视一下剩下工作的重要程度，用同样的方法对待第二项工作，第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系，只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你的公司的人也这样做。” “这套方法你愿意试多久就试多久，然后你认为对你有帮助话，就给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。” 舒瓦普通过实践，认为这个思维方式很有用，不久就填了一张25,000美元的支票给艾维·李。舒瓦普后来坚持使用艾维·李教给他的那套方法，五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为全美最大的不需要外援的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！” 六点优先工作制 写下一天中全部要做的全部事情。 按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。 每天一开始，请你全力以赴做标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再审视一下剩余的工作的排序，全力以赴做标号为“2”的事情，以此类推。 六点优先工作制集中体现了“要事第一”时间管理方法的原则，被管理学界喻为“价值2.5万美金的时间管理方法”。 优先工作制工具表 序号 今日事务 量化目标 完成状态详细描述 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 刚收的一些对银行帐单、公司订阅的一些有关销售方面的杂志信件待处理 一位重要客户电话，因其中有一个数据有待确认，确认后对方才能开车生产 写一份公司刚开发出来的新产品的销售计划 宣传部通知，参加一个节约环保会议，希望本部门能提出一些好的建议，会议5分钟后开始 有一位不速之客在等候，希望能向你介绍他们公司新开发的“路路通”手机软件 有几位重要客户因近期较忙，已经有近两个月没有跟对方联系了，需要电话联络一下感情 这是一位销售部门经理一天要做的工作，他应该先处理哪些事？理由是什么？ A B C F E D Ⅳ第四象限 不紧急 不重要 Ⅲ第三象限 紧急 不重要 Ⅱ第二象限 不紧急 重要 Ⅰ第一象限 紧急 重要 重要 　 不重要 紧急 　　　 不紧急 四象限 四象限法解析 Ⅳ 忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 Ⅲ 造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 Ⅱ 准备工作 预防措施、计划 人际关