档案分类编号和入库管理.ppt

企业档案的分类、编号及入库管理 中国人民大学 宫晓东 E-mail : zuishig@ 目录 档案分类的原理与方法 档案编号 档案库房排架与管理 档案分类的原理与方法 一、基本概念 1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。 2、类目体系： 类目是档案分类的构成要素，分为类列和类系两个要素。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位类，下位类被上位类所包含。 3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。 4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1” 二、分类方法 1、档案分类工作的程序 2、常用分类方法 3、全宗的划分（机构代码） 管理类档案的分类方案采用全宗号+阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前只设定01为包神公司，02为新准公司。 工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目之后附上工程项目的字母代码，如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为TH，新准线为XZ表示， 4、一级类目的划分 包神铁路有限责任公司的档案，按照公司活动性质划分为8个大类，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、工程建设类、设备仪器类、财务档案类、人事档案类。 5、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实际情况细化 （详见分类方案） 档案编号 一、分类标识（分类号）方法 1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前只设定01为包神公司，02为新准公司。一级类目使用00-99标识，二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-9999标识，依此类推。没有标注出来的数码标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。 2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目使用00-99标识，一级类目之后附上工程项目的字母代码，如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为TH，新准线为XZ表示，项目代码后接二级类目，二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-99999标识（考虑到部分档案三级类层次较多，故增加一位数）。没有标注出来的数码标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。 二、档号编制方法 档号以“件”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即： 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号 各号段之间以“-”隔开。 第一段为全宗代码和项目代码，参照全宗和项目代码规定。 第二段为年度，使用四位归档年度标识，如“2012”。 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。 第五段为载体类型代号，采用两位数字标识。 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识，不满4位前面补零。 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示包神铁路公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。 件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号 档号以“卷”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即： 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号 各号段之间以“-”隔开。 第一段为机构代码，参照集团各单位机构代码表。 第二段为年度，使用四位归档年度标识。 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识，参照附件3。 第五段为载体类型代号，采用两位数字标识，参照附件2。 第六段为案卷号，一般采用3位流水顺序号标识，不