第三章秘书的职能范畴.ppt

第三章 秘书的职能范畴 教学目标：掌握秘书具备的职能，熟悉秘书活动的任务、职责、作用，了解秘书人员的工作方向、活动范围和办事标准。 教学重点、难点：辅助政务和处理事务时应遵循的原则、方法和技巧的掌握。 教学时数： 课时 第一节 辅助决策 一、秘书辅佐决策的职能基础 1.秘书为决策提供有效的依据 2.秘书加速决策实施的进程 3.秘书促进决策的优化 . 二、秘书辅佐决策的特点 1.全面系统和随机辅佐相结合。 2. 决策辅佐与实施辅佐相结合。 3.超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。 . 三、秘书辅佐决策的方式 1.决策前服务式辅佐。 2.决策形成中协助式辅佐。 3.决策执行中协调式辅佐。 4.决策效果评估中鉴诫式辅佐。 第二节 督促检查 一、秘书检查督办的职能基础 1、全面理解决策指令 2、及时准确地反馈检查督办的情况 . 二、秘书检查督办的特点 1、目的的明确性。 2、内容的系统性。 3、态度的谦和性。 . 秘书检查督办的要领根据检查督办的目的和要求，在实际工作中，秘书应注意以下方面：1、切忌浮光掠影，不求甚解2、切忌孤军深入，脱离群众3、切忌先入为主，主观片面 .第三节 协调关系 一、协调的概念 从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—种管理职能。 . 二、协调的范围、内容和程序 1.协调的范围 1）内向协调 2）纵向协调 3）横向协调 . 2.协调的内容 1)项目协调 2)政策协调 3)工作计划协调 4)公文协调 5)会议协调 . 3.协调的程序：受托 ︱ 审理 ︱ 核查 ︱ 协商 ︱ 处理 . 3.协调的原则和方法 1）协调的原则 ＊ 从属原则 ＊ 分层负责原则 ＊ 政策原则 ＊ 调查研究原则 ＊ 沟通原则 ＊ 灵活适度原则 2）协调的方法 ◇ 行政方法 ◇ 经济方法 ◇ 法律方法 ◇ 疏导方法 ◇交谈法 ◇冷处理法 ◇求同存异法 ◇信息沟通法 ◇场景变换法 . 5、协调的艺术 1）沟通的艺术 善于观察；巧用幽默；私下交往。 2）应变的艺术 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 3) 驾驭的艺术 捕捉时机；把握环境；留有余地。 . 三、秘书的沟通协商 沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。 （一）、秘书沟通协调的职能基础 1.信息枢纽具有沟通协调优势 2.综合部门具有沟通协调的便利条件 3.办公部门蕴藏着沟通协调的能量 . （二）、秘书沟通协调的特点 1、非权力支配性 2、非职责限定性 3、非确定地位性 4、认同疏导性 . （三）、秘书沟通协调的方法 1、沟通化解矛盾 2、变通淡化矛盾 3、融合缓解矛盾 第四节 保守秘密 一、一组案例：泄密的代价 许攸泄情报?袁绍败曹操 在东汉末年，曹操“挟天子以令诸侯”，与袁绍形成沿黄河下游南北对峙的局面。当时，袁绍的兵力远远胜过曹操，自然不甘屈居于曹操之下，他决心同曹操决一雌雄。建安四年（199年）六月，袁绍带十余万精兵南下围攻许昌。于是，历史上著名的官渡之战拉开了序幕。 曹操在袁绍夺取许昌的必经之地——官渡建了营垒死守。但曹军只有两万人马且粮草匮乏，与袁绍相比，在人力、财力上都处于劣势。就在袁曹长时间紧张对峙之时，袁绍的谋士许攸临阵倒戈，将袁军存贮粮草的地点告诉了曹操。于是，战局就完全扭转了。 许攸建议曹操率一支轻兵奇袭袁军粮草所在地——乌巢，烧其辎重。曹操立即付诸实行，亲自率领五千人马，每人带上一束柴草趁夜走小路偷袭乌巢，到达后立即围攻放火。就这样，曹操一举烧掉了袁军粮草。乌巢粮草被烧的消息传到袁军前线，袁军军心动摇，内部分裂。曹军乘势出击，大败袁军。袁绍带八百骑仓惶逃回河北，曹军先后歼灭和坑杀袁军