电子文件的归档.ppt

电子文件的归档与整理 一、电子文件的定义 二、电子文件的来源 三、电子文件的归档范围 四、归档电子文件存储的载体 五、电子文件的形成与积累 六、电子文件的归档与整理 七、电子档案的管理与利用 一、电子文件的定义 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 二、电子文件的来源 主要有三个方面： 1、电子政务网上流传的电子文件，包括上级下发的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本单位形成的文件。 2、非网上流传的文件，包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的纸质文件及其他载体文件，采取相应技术手段转换成的电子文件。 3、其他门类的电子文件，包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。 三、电子文件的归档范围 电子文件除按纸质文件归档范围归档外，还应归档电子文件的支持软件、背景信息及其元数据。电子文件的背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。电子文件的元数据指数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件和图形工具软件、字符集等数据。 四、归档电子文件存储的载体 一般办公自动化产生的电子档案可先通过硬盘记录下来，然后转为只读式或一次写式光盘、磁带上长期保存。永久和30年保管期限的电子档案，应打印称纸张或转到缩微品上保存。 五、电子文件的形成与积累 (一)电子文件的形成的保障 （真实性的保障、完整性的保障、有效性的保障、安全性的保障）P245-248 (二)电子文件的平时积累 1、无纸化办公单位电子文件的积累。仅仅产生电子文件的单位，即实行“单轨制”的单位。四项措施249页 2、双轨制单位电子文件的积累采取纸质与电子文件双轨制办公的单位应采取两项措施 3电子文件积累时应注意的问题 （三）电子文件形成是的登记 1、 登记过程与方式 电子文件在其形成的各个文书处理环节中就开始登记。应编制程序在OA系统（办公自动化系统）中自动登记，以减少人工登记的工作量。电子文件登记表可用EXCEL电子表格制作。 2、登记表的填写方法（见书250） 六、电子文件的归档与整理 (一)电子文件归档前的检验与鉴定 （二）归档方式 分为逻辑归档和物理归档二种。逻辑归档科实时行径。物理归档可按月、季、年进行。 1、逻辑归档方式指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件由形成部门向档案部门移交的归档方式。 2、物理归档方式指电子文件形成部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，并将其直接交给档案部门的归档方式。 （三）归档的总体要求：1、逻辑归档的要求2、物理归档的要求3、归档载体 电子归档存储的载体类型按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘、优盘作为长期保存电子档案的载体。 总之，电子文件归档总体要求是：及时准确、数据完整、内容真实、编目规范、帐实一致、手续清楚。对于机读目录和归档清单、除随即存储外，还需打印一式三份，电子文件形成部门和档案室双方签字后各执一份，另备用一份。元电子文件在完成归档后，在其形成部门存储载体上须保留一年以上。 （四）电子文件的整理与归档文件的整理方法相同 七、电子档案的管理与利用 （一）电子文件的管理 1、保管条件 一控四防 控制温度 防止灰尘 防止强磁场 防止震动 防止有害气体 2、电子档案的检验 应在磁性载体每满两年、光盘满四年时，对电子档案进行有效性、安全性抽样机读检验，即对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不低于10%。如发现问题应及时采取恢复措施。磁带电子档案，每年应倒带一次。磁性载体上的电子档案，应没4年转存一次。原载体保留时间不少于4年。 3、设备检查 各单位档案机构每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。 4、电子档案迁移2 对库存电子档案进行迁移操作前，档案部门应会同技术部门制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。迁移工作完成后应填写《归档电子文件迁移登记表》。 （二）电子档案的利用 1、封存电子档案载体不得提供利用，应使用拷贝件利用 2、严格遵守保密制度 3、查阅或复制应在权限规定的范围之内 * *