九段秘书 218最新.pptVIP

九段秘书 你是否有过类似的经历？ 下属总会说：我忘记了！ 我通知了！ 我不知道！ 我不会做！ 下属总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 下属本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了秘书的助理！ 或许你也有类似的经历？ 领导管理要求不断增高，我总是达不到？ 为什么辛苦工作，总得不到领导认可？ 领导安排我做这件事（任务），我就做了这件事（任务），为什么领导总是不满意？ 任务是完成了，但具体的结果（需求）是什么呢？ 你是否真的考虑过呢？ 什么是九段秘书？ 本质上讲就是 执行力的思路 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇 我的下级（秘书）对于我的工作而言，有时不亚于一位副总裁的重要性！因为他的存在，才使我专注于思考和决策。 有人说我事半功倍，那么至少一半是我的秘书的贡献。 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。 老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议， 秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区 域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：我 打电话通知他们了，不知道为什么没来？最后一 查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开 会的事情忘了…… 电话打完就可以了吗？ 案 例 一段秘书的做法 发通知——首先会用电子邮件发个会议通知，通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品，并参加会议。 一段秘书就是发个通知了事，或者发个邮件，或者打个电话，或者在办公楼小黑板上写个通知，然后了事……。 那么邮件是否收到？电话如果是转告，是否转告的到？写在小黑板上的通知，参会者一定会看到吗？ 二段秘书的做法 抓落实——发通知之后，再打一通电话给参加会议的相关人等确认，确保每人被及时通知到。 通知发出去了，是做任务，大家按时到齐才是结果，所以，必需对每位参会的人，做到一一确认----是否可以按时到会。 打个电话，做个记录，发个短信，发个邮件，要求回馈，都是确认的好方法。 三段秘书的做法 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。 企业开会经常是，来的人，不知道开什么会，坐在那里，一脸的茫然，这样的会议怎么会效率高？ 所以，提前给主题，给资料非常重要。 既然是销售会，那么就是研究销售问题，三段秘书就会想到，请示老总，要求销售部等部门准备会议资料，提前让大家提前阅读，理解开会的目的，知道讨论的议题，想一想，我在会上为解决问题，提出什么建设和承诺。 四段秘书的做法 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。 最讨厌的事情是：大家来开会了，突然发现会议室里另一个部门在使用；开了会了，突然发现要黑板没有黑板，有黑板没有笔，有笔没有水，有水没有黑板擦，投影仪不好用，电视打不开，电脑有问题，写字没有纸和笔，椅子不够用……。不仅影响开会的情绪，也耽误大家的时间。 为此，三段秘书看会场，做检查，细心布置和安排，保证会议不出会务上的差错。 五段秘书的做法 细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。 领导都很忙，可能出现应急的事情，或许通知发的早，已经有些遗忘了，五段秘书以“按时到齐”为结果导向，就应当，提前一个小时再提醒一次。 如果说，有的部门经理确实有急事来不了，那么要向总经理汇报，如果关键的人物---销售经理有临时的大客户谈判，来不了。更应当提前请示总经理，这个会议是否正常进行？ 六段秘书的做法 做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。 总裁命令发出了，秘书的工作也做了，但是，总裁没有得到结果的反馈，不知道这个会谁不会来，心中无底数。 这是执行的基本原理：凡事结果，都有回路。 六段秘书就懂得这一点，将会议准备情况和到会人数情况，在会前及时向总裁报告…，总裁心中有数，会议效率一定高。 七段秘书的做法 定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地