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管理核心能力专文-时间管理 ◎白崇贤 壹、时间管理的重要性： 人生列车不卖回头票，过往的岁月，任凭拿多少金钱也无力换回，所以珍惜生命，更当要看重时间管理。 　　　　有人常会不经意地感叹，面对工作我压力好大哦，其实压力的背后绝大部份是因为无法有效掌握时间的因素所造成，因为人生犹如一盘棋，坐在对面跟您下棋的正是「时间」。 　　　　谈到时间管理就不能不正视「时间」具有的三大特质，第一、时间无法用其它东西「替代」；第二、时间不能「增减」，富翁与穷人每天都是24小时；第三、时间无法「储存」，无法像录像带，先将节目预录，再找时间播放，所以时间更必须进行有效的管理，才能发挥其真正的效率和效益应无疑义。 ? 贰、时间管理的精义： 　　　　其实「时间管理」的精义，如将英文字“TIME”加以拆开定义，则更为清晰。因为 第一、时间管理需要「目标（TARGET）」的设定和导引：如年度工作计划目标、月度工作计划目标、本周工作计划目标、本日工作计划目标和本日每小时之工作计划目标的预先规划和细分设定，才能引领时间的主人去做好每一件事情，包括接听电话、访客、出差、会议、恳谈、休闲、运动和公务处理的每一个环节。过去在农业社会时代，我们可以说：「一日之计在于晨」；但处在今天高度追求快速变化的科技时代，我们更应该强调「一日之计在于昨夜」的道理，也就是当我们面对每项工作目标时，我们必须加上周详的计划，才能使各项工作之进行，更具有节奏感、挑战性和绩效性。 第二、时间管理必须善用一些节省时间之工具（Tool）：如简报时以投影片（P.P.T.）代替写白板的时间；以E-mail代替人工公文传输；以飞机代替火车或汽车作为交通工具；以快递代替平信邮寄时间等。 第三、时间管理需要思考（Thinking）和计划：亦即在处理任何事情之前先须以5W2H构思计划，想一想要做什么（Know-What）；由谁来做（Know-Who）；什么时间做（Know-When）；从什么部门或地方开始做（Know-Where）；然后再用为什么（Know-Why）来进行针对上述What、Who、When、Where等项目之How much（多少预算）和How to do （细部执行计划或操作规范），必将大大避免可能因做错而重来的返工时间。 第四、时间管理需要改善和创新（IMPROVE MENT INNOVATION）：通过每天工作记录表，以每30分钟为一节进行记录，然后在每周进行一次当周耗用时间数及用途（如开会、听电话、访客、工作….等）的统计分析，再依耗用工时总计排行表，您当可发现很多工作似乎可以省略或找部属代理或可授权他人处理，或可同步处理才会更具有效率和效益，然而我们却因忙碌疏于规划而盲干！ 第五、时间管理需要方法（METHODS）:例如将自己的工作依「重要性」和「急迫性」加以分析和排序，学会20：80「抓大放小」的法则，当能找出有些工作是属于：1.重要而急的，应自行优先处理；有些工作是属于重要而不急的，则可列次要顺序或授权处理；有些是急而不重要，则应交办他人处理；有些则是不急不重要，则应予以排除不做。 第六、时间管理需要效率及效益（Efficiency Effect）：例如地面上有100张美金钞票，其中98张是一块钱，而2张是一百块的，那么为了追求效益，我们应该先捡拾那2张100元的美金，而不应拚死拚活地去捡拾散落大地的98张1元的美钞。然而时间管理有时要活用「同步处理原则」，才能出现更好「效率」，例如，谢东闵先生过去在他担任省府主席之时，每周有一次要上台北参加国民党的中常会，他都会利用从老家「二水」搭乘自强号列车，并同时买二张票，预留一个位置给铁路沿线的县市长，并通过秘书事先告知各县长列车班次，等到火车由「二水」进入「彰化站」时，彰化县长依座次号码上车坐在主席对面交谈公务；等火车开入「台中站」时，彰化县长下，台中市长上；到「丰原站时」，台中县长上，台中市长下；到了「苗栗站」时，台中县长下，苗栗县长上；到「新竹站」时，苗栗县长下，新竹市长上，并依序展开公务商谈之旅，等火车进入「台北站」时，台北县长与谢主席同步下车。这样搭火车之旅，一路上谢主席一则听取县市长建言；二则交待省府任务，使铁路沿线各地方首长都有机会与主席面对面交流，而整个时间只用了二个多小时，谢主席真的非常具有时间「效率」。 参、时间管理的策略 日本策略大师大前研一曾倡言：「策略」比「努力」更重要的道理，当然，时间管理也不能例外。大凡策略（Strategy）的内涵应至少包含「原则」与「方法」两项，亦即1.方向2.时机3.程度（核心能力）等要件的掌控。所以时间管理便需要有明确的目标（Objective）作为依循「方向」；更要具有5W2H1E的可行计划（Project or Plan）作为「方法」，并须建立一份「每日」、「每周」、「每月