办公软件操作和实用01-实操.docVIP

　　　 第 PAGE 1页 第一部分　办公软件操作与应用 　　一、高效应用办公软件　　1.正确认识办公软件；　　2.注意掌握贴近实践的办公软件技能；　　3.了解新功能，提高工作效率。　　（一）Office办公软件组件　　　　熟练掌握办公软件，有利于提高各种文档、报表和报告处理能力。　　尤其是几种常用办公软件的综合应用，更加能够大大提高财会人员的工作效率。　　比如工资单的处理和发放、财务报告的编制与分析、大数据的动态分析等等。 　　（二）Office的学习方法　　在学习Office办公软件过程中，一定要注意以软件应用过程为导向的学习方法。　　一味地死记硬背，不仅仅学习非常辛苦，而且容易遗忘；更主要的是：一旦软件版本升级，又需要从头学习。　　 　　　　二、高效办公必须懂的Office十八般武艺　　Office的功能很多，不同的组件又有许多特有的功能。首先我们从Word、Excel、PowerPoint共有的功能说起。　　下面和大家介绍十八个知识和技巧，从文件管理、文字处理到图像设置，帮助大家快速提高日常工作效率。　　（一）Office文件管理　　在Office中，对于文件的管理，比如文档的新建、打开、保存、另存为以及打印、发布等相关操作，通过软件界面左上角带Office图标的圆形按钮可以轻松实现。　　常见快捷方式　　 　　案例演示1：文件的加密　　在文档管理工作中，有一些重要的、私密的数据，需要通过文件的加密，来防止信息的泄露和无关人员的修改。Office 2007 可以通过文件加密，限制文件的阅读和修改。　　步骤：Office →另存为→工具→常规选项　 　　案例演示2：文件的打印　　在打印窗口，不仅仅能够设置打印机、打印范围和打印内容等等；还可以通过打印机属性，设置打印方式和打印质量；通过打印预览查看打印效果。　　步骤：Office →打印　 　　（二）Office选项　　通过点击Office按钮可以选择设置系统选项。　　包括软件的界面显示、作者标注、内容校对、保存方式、信任中心以及高级设置。　　 　　案例演示：将报表中零值显示为空　　　 　　（三）最近使用的文档　　点击Office按钮，可以通过右侧“最近使用的文档”，轻松打开最近打开过的文档。更重要的是，可以通过文档名称右侧的“图钉”按钮，设置文档的固定。从而实现常用文档的快捷访问。　　 　　（四）工具命令轻松访问　　在学习一个陌生的软件，或者遇到一个新的版本的软件时，初学者很头疼的一件事，就是找不到相应的命令或者菜单。　　在Office 2007以后的版本中，通过自定义快速访问工具栏可以帮我们解决这个问题。　　通过自定义快速访问工具栏，将Office办公软件中的任意命令，添加到最显眼的位置，方便用户进行功能操作。　　 　　案例演示：添加功能命令到快速访问工具栏　　　　步骤：三角形按钮 →其他命令→所有命令 　　（五）快速掌握某项功能　　在新手使用办公软件的过程中，对于一个陌生的命令或者按钮，我们很难知道这个命令究竟是用来做什么的。　　但是在Office 2007中，通过移动鼠标至该按钮上方，停留片刻，系统就会通过浮动窗口，自动显示该按钮的功能说明。 　　案例演示：快速掌握流程图的绘制　　 　　（六）文字处理　　　　无论Word、Excel还是PowerPoint，都涉及文字的处理。主要包括字体、字号、颜色、上下标等等。　　通过“开始”功能区或点击鼠标右键可以实现文字设置。　　　　点击字体栏目下方箭头，可以弹出“字体”设置窗口。　　需要注意的是中西文的不同字体设置和上下标、着重号。 　　（七）段落设置　　　　段落设置主要需要注意的是行距和缩进。　　通过“开始”功能区或点击鼠标右键可以实现文字设置。　　　　缩进包括首行缩进和悬挂缩进；　　行距可以通过下拉菜单和设置值自由设定。 　　（八）同步查看文档，审校核对很方便　　对于不同版本的文档要比较异同，或者财务工作中的表表比对，审校核查不同数据，Office 2007在“视图”功能区中提供了“并排查看”功能，方便文档的对比、校对、核查。　　案例演示：并排查看与同步滚动　　　　步骤：视图→并排查看（同比一个文档，新建窗口） 　　（九）状态栏统计信息更方便　　在Office 2007中，状态栏的作用更加明显。不仅仅页码、字数等文档状态信息，更可以统计选中区域的页码、字数或者数据汇总信息。　　例如在Excel 2007中，利用状态栏显示单元格区域数据的汇总　　 　　如果在Word 2007中，统计的是页数和字数。　　 　　（十）公式和运算符号输入更加方便　　在整理报告、方案或者论文的过程中