一次整理终生轻松的文件整理术 - 简书.pdfVIP

一次整理终生轻松 的文件整理术 0. 无序根源 你是否每次打开电脑，桌面都一片文件， 聪明的你，竟然每次都能一眼找到昨天的那个文件， 不过你也经常有失误的时候，比如说，老板突然跟你要…… 你说，我桌面非常整洁， 那是因为你经常聪明地建立一个名叫 「待整理」的文件夹， 这个神奇的文件夹竟然能装下所有的混乱，你一下子就清净了， 但，你知道那里却隐藏着大大的不安。 说起文件整理，让我不禁想到前一阶段，我写的 「简物」系列文章，自己 进行物品整理遵循了一套模型叫PKU （定位-保持-升级） （有兴趣的同 学，可以阅读 「如何打造极简物品系统 （概述）」和 实践案例 「我的极 简工位整理术」）我仔细想了一下，其实文件整理同样适用。 PKU 定位 （Position）+ 保持 （Keep）+ 升级 （Upgrade） 「定位」根据使用场景及工作流程重新定位文件结构及使用规范； 「保持」通过习惯保持文件整洁； 「升级」定期优化工作流，更新规范。 场景-工作流-定位 定位阶段，其实用到的方法是场景定位法，即从场景出发，梳理该场景的 工作流，给每一个流程节点进行定位。 最早的苹果手机其实是打破了原来文件夹、文件对于信息的组织形式，以 场景的方式进行组织。例如按照不同的使用场景，有了 照片、通讯录、 电子书 （iBook）、密码管理……等应用。 以最典型的 「照片」应用为例。 还记得，在几年前，可能我们还在为繁多的照片整理而发愁。而现在，基 本上，把你不喜欢的照片删掉之后，你不用做任何整理工作，因为 「照 片」按照不同的使用场景，做了不同的视图展现：时间视图、地点视图、 人物视图、以及不同多媒体类型。 一个应用解决一个典型场景问题； 信息数据在应用内部自动归档； 应用内部以不同的视图满足用户多方面的场景查看需求； 这应该是终结的信息组织方式， 就是不用整理的整理。 当然笔记类应用的出现，应该让很多人摆脱了整理word文件的烦恼，文件 统一存放入口得以解决。但当然，笔记应用内部也是需要管理的，这个我 们后续再单独聊。 也有公司开始引入了一些不错的团队管理工具，这些方便团队共享资料的 工具，将文件之间通过链接关联，很大程度上解决了文件的组织问题。 但对于 目前绝大多数工作，单独形式的文件依旧存在，文件夹和文件的这 种信息组织形式，对于工作文档暂时还是必不可少的。但是这种形式因为 过分自由，如果没有合理的规范，日积月累就会混乱。 以下，以Mac端为例，作为文件整理的案例。 1. 定位——文件结构框架及命名规范 1.1 根据场景定义文件结构框架 以个人文件总框架结构为例： 日常用电脑进行的工作场景大分类：工作 （Work）、个人 （Personal）、 生活 （Life）。另外为确保三个主要场景的文件数量不会过多，导致寻找 不变，会定期将文件进行归档 （Archive）。如下即是最外层的框架结 构，这个结构基本不会改变。 个人和生活类数据现在大部分都分散到笔记类应用，以及相应场景应用进 行维护，Finder中的文件相对较少，也相对好整理。 以下规范主要针对工作文件。当然个人项 目同样适用。 1.2 命名规范 1.2.1 文件命名规范 文件命名结构 ：序号_项 目名称_文件名_版本号_ 日期.文件后缀 例如：1_XXXX项 目_产品规划_V1.0PDF 文件名由如下部分组成： 序号：同一个 目录下有多个文件时为了固化显示顺序加一个数字序号 第一部分为：项 目名称 第二部分为：文件名 （规范的项 目流程，可统一阶段输出物名称） 第三部分为：文件版本 第四部分为：时间戳+文件后缀 项 目名称——命名方法：按项 目统一的立项名称 文件描述——命名方法：按规范项 目流程中节点输出物 （可以重新梳理一 下现有项 目流程，并规范每个节点的输出物名称） 版本号更新基本规则： 主版本号.辅版本号 正式评审阶段一个较完整的版本可命名为1.0 在之前的版本0.N 评审结束后，更改，辅版本号+1 注：如果同一文档多人编辑，在最后加入名或缩写； 1.2.1 文件夹命名规范 文件夹命名结构 ：序号_文件夹名称_开始 日期_结束 日期 例如：1_XXXX项 目20161111 文件夹由四部分组成： 序号：为了固化显示顺序加一个数字序号 文件夹名称：项 目名称 开始时间：项 目的开始 日期 结束时间：项 目的结束 日期 新建项 目结束 日期可为空，等待