档案管理系统V4.0.doc

档案管理系统V4.0 快速入门手册 (操作人员) 编制单位： 南京轩恩软件开发有限公司 编写日期： 2017年5月 生效日期： 2017年5月 版本号： 档案管理系统4.0 1、登录档案信息管理系统 浏览器要求：IE8及以上版本、建议使用IE11或360极速模式。 打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录，如图1。 图1 登录页面 1.1. 系统首页预览 登入档案系统后，首先进入档案信息管理系统首页。在首页可进行各种快捷信息的设置，如图1.1-1。 图1.1-1 登录进入首页 注意： 右上角按钮分别为我的借阅车（与我的个人空间“我的借阅车”），和消息提醒 1.2操作说明 进入系统首页，鼠标放到右上角用户名称上，下拉框：个人信息、修改密码、注销，如图1.2.1。 如图1.2.1 个人信息页面 点击个人信息---进入个人信息页面，内容包括：姓名、角色、部门、地址、一卡通号、电话、邮箱地址，其中：角色和部门不可修改，其他的内容可编辑修改，如1.2.2。 如图1.2.2 个人信息页面 2. 修改密码页面 点击修改密码---进入修改密码，输入内容：原密码，新密码、确认密码，可重置内容，如图1.2.3。 图1.2.3 修改密码页面 3. 注销账号 点注销账号，跳转到登录页面，如图1.2.4。 图1.2.4 注销账号后跳转登录页面 2.2.用户信息管理 用户信息管理功能可以实现对当前登陆用户的信息，如用户名、密码、姓、名、机构、E-Mail、办公电话、密码提示、家庭电话、手机进行编辑，并显示出当前用户的角色。 2.1.1 个人信息设置 1、 点击我的个人空间-用户信息管理-个人信息设置，进入到编辑用户信息页面，用户可对各字段编辑，其中灰颜色显示的框不可以修改，白颜色的可修改，修改完点保存按钮尽可保存。如图2.2.1 图2.2.1个人信息管理页面 2.2.2 密码修改 点击我的个人空间-用户信息管理-安全设置，进入到编辑用户信息页面对密码进行修改页面，填写必要的信息后，点击保存按钮尽可修改密码。 图2.4.3-1 订阅条件设置页面 2.3 返回系统首页 点该图片就可以返回系统首页。 3、档案录入 3.1 功能描述 档案录入是档案数据的管理模块，实现档案的新增、修改、删除、导入、上传、查询等功能。左侧使用档案数据组织树的形式展现，对于档案管理员在档案录入时可以按照树结构的方式展现，便于管理员掌握数据的全部情况。右侧是数据的详细信息。点预立卷库就在预立卷库下面录入数据。 图3.1-1 档案录入页面 3.1.1 新增档案 以下为条目录入的操作步骤。 点这个按钮打开档案库的库节点 步骤一：点击进入要进入的档案库，点击菜单栏上的“”按钮，进入添加页面，如下图所示; 图3.1.1-1 新增档案编辑页面 步骤二：弹出的目录添加页面，其中 著录项文本框后加红色“*”红颜色的著录项为必录项，即录入时此项的内容必须填写 文本框内灰颜色的为无法录入修改内容，为只读著录项，系统会自动生成 添加界面文本框内含有值的，为携带项或自动增长项，根据系统设置，自动生成值 文本框后带黑色小箭头是可以下拉选择数值的录入项 步骤三：选择或者填写著录项内容，点击【保存】按钮，即成功添加一条档案条目。 步骤四：“”表示保存当前数据的情况下可以继续录入数据。 步骤五：“”以卷管理的时候会出现该按钮表示添加完案卷后可同时添加卷内数据。 步骤六：“”在添加的时候可把案卷的数据复制到卷内数据中。 注意：按卷方式整理数据时，如果要添加卷内文件，必须先进入案卷库，找到卷内文件所属的案卷并选中，在选择，进入卷内库再进行条目的录入。 以卷管理的数据案卷变了卷内会跟着改变 3.1.2新增原文 步骤一：选择档案，在需要上传原文的档案中点：“”进行原文的上传，如图所示： 图3.1.2-1新增原文页面 步骤二：点击添加附件按钮选择需要上传的电子文件，选定后后点开始上传，对选择的数据进行上传。成功上传后会出现以下提示： 图3.1.2-2 原文上传成功页面 3.1.3 档案“修改”操作 步骤一：选择档案库入的档案库，在需要编辑的数据如档号2015-SX17-Y-1前面进行勾选，点击菜单栏上的“编辑”按钮，进入编辑页面，如图所示; 图3.1.3-1 档案修改页面 在此界面进行数据编辑，灰色不可编辑选项在库管理的结构设计中设置，编辑完毕，点击“保存”按钮，系统提示保存结果。 注意：按卷方式整理数据时，修改和档号相关的数据时卷内数据也会跟着改变。 3.1.4数据“删除”操作 步骤一：单条数据删除 在左侧