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浅谈电力秘书标准化 2 浅谈电力秘书标准化 因接触秘书工作仅一个月的时间，作为新手的我，经过30天左右的磨练，现已勉强能够适应工作的节奏；只是对于秘书工作的认识还很肤浅，更加谈不上如何使工作“标准化”。在此，我想就这一个月以工作开展的情况，向领导作一个简单的汇报，并浅谈一下自己的体会： 1 会议（事务）接待 刚到办公室报到时，正好赶上局年中会议的召开，因首次接触会议（事务）接待工作，对其流程和程序根本不了解，基本上所有的准备工作都是由接待秘书苏姐全权负责完成。直至陈继军主任告诉我作为办公室秘书的责任和职责，我才明白自己该做的工作。随后，我协助苏姐加班至晚上11点才完成会议场地布置任务。[~ ] 通过此次事情，我对秘书工作有了一个新的认识：一个合格的秘书不单单只是负责公和新闻通讯的写作，还需了解会议接待工作的程序，掌握会议通知及会议资料的基本要求，同时需要做好会议记录。 （1） 一个会议的召开，不管规模的大小，秘书都应做好会前筹备、会中服务、会后落实三个部分的工作。 （2） 秘书应根据与会者的身份和地位合理安排会议座次，其原则是位高者居中，先左后右，由前到后。 （3） 会议通知要及时发布，其内容应包括：会议的名称、主办者、会议内容、参加对象、时间、地点以及联络员的联系电话，给人一目了然的感觉。[~ ] （4） 会后应形成会议纪要并分发与会人员，并及时将纪要归档保存。 2 协同办公系统 局年中工作会议之后马上面对的是协同办公系统在全局的上线运行。一个全新系统的上线，对于我说非常的陌生，虽然经过了两次培训，但总感觉这个系统不如老A方便，而且环节众多，处理繁琐。单姐在了解我的想法后告诉我，以工作适应流程，方能进步；而要流程适应工作，只会被淘汰。 于是，在接下的日子，我一边通过查看说明书强制自己熟悉协同办公系统的操作，一边通过局内各种公的流转记录出现的问题并及时咨询信息中心的专责，以提高自己对协同办公的掌控力度。从7月19日协同办公系统正式上线运行以，到8月上旬，基本上每天有1/3的电是咨询新系统使用方面的问题。因为自己是计算机专业毕业，对于熟练运用该系统比较容易，因此，我想就如何运用协同办公系统简要的谈谈个人的使用心得： （1） 了解系统流程是基础。掌握一个全新的系统就好比建房，如果没有合适的地基作为支撑，房子势必难以达到设计要求。使用者如果不知道软系统的流程运转，即便知道系统该从哪里开始，但却会在下一个环节卡住——不知道接下要做些什么，切入点在哪里。 （2） 运用是关键。熟悉了系统流程，相当于学习了理论基础，只有多通过实际操作，将理论与实际相结合，才能明白自己在整个流程环节当中所处的位置，才能熟练掌握系统中每个环节的工作任务。 （3） 认真细致是重点。目前协同办公系统中运用最多的是公流转和会议管理两个子模块。系统上线一个月以，局办公室已多次处理字格式错误、公模块套用错误、模板使用错误等问题，并多次请求信息中心专责以管理员身份进入后台，对执行错误流程的公进行回执处理。 （4） 责任心是保障。协同办公系统是国网公司要求统一使用的办公系统，作为湖南省第一批系统上线运行的单位，省电力公司高度重视xx局对该系统的运用情况，并决定11月份就使用情况进行考核通报。希望各部门、各级单位的秘和办公室主任加大对员工的培训力度，提高该系统使用率，确保在老A完全退出历史舞台之前，[~ ]所有员工能够100%熟练使用新系统。 目前在使用协同办公系统中发现了一些问题： （1） 印无法显示。在“编号、排版、用印、转版”环节，出现了几次点击“盖”按钮后，相关印出现在版面上，但点击“保存”并选择“保存在服务器上”之后，再次打开却发现印显示不出的问题。 （2） 流程环节有BUG。一个部门的负责人作为拟稿人形成一份公后，不能发给另外一位负责人审核（无法进行“部门负责人审核”这个环节），只能以“会签”的形式，发给本部门另外一位负责人或其他部门的领导（只能进行“其他部门负责人会签”环节），因此，在流程跟踪图中“部门负责人审核”环节依然为蓝色，即本部门负责人未进行审核。 （3） 附无法批量保存。有些使用者想将协同办公系统中的保存到本地硬盘，方便自己查阅，但该系统缺少“全部下载”控按钮，必须将附一个一个的点击保存，比较麻烦。 上述问题均已反馈给局信息中心小许，由小许上报省电力公司相关专责。因该系统是由国家电网公司研发，目前，省电力公司正将各二级单位反应的问题进行汇总，届时，统一提交至国家电网公司。 3 市民咨询和投诉的处理 单姐在休假之前告之需重点关注市长信箱中的动态，如有邮需及时通过A发送局相关部门进行调查核实，并就调查后的结果对市长信箱进行回复。8月初，市政府办公室列出了7月份全市各单位就市长热线以及市长信箱的处理情况表和得分表