国际商务礼仪实务-高职-项目九 商务会议礼仪.pptxVIP

项目九 商务会议礼仪 任务一 会议流程 会议是领导组织商讨处理重要事务的活动，是现代管理的一种重要手段，所有管理者都不免召集会议和参加各种各样的会议。 往往一个会议长达几个小时，参会人员要高度集中精神，所以做好服务工作尤为重要。 （一）会议场所的选择 01 02 03 大小要适中 “绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。” 地点要合理 一两个小时即散会的；超过一天的会议 附属设施要齐全 会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全 要有停车场 单车、摩托、汽车都要有停放处，会议才会顺利进行。 04 一.会议准备工作 根据需要，具体分析各种情况并且做出最合适的策划方案； 根据会议的级别，选择会议的举办地； 根据会议对周边环境的要求，确定具体的举办地点； 根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并且提前预约。 （二）会场预约 舞台式 圆桌式 指挥式 （三）会议布局及设备安装调试 U型式 回字型 课桌式 鸡尾酒会式 鱼骨式 董事会 根据会议的具体要求，设计印刷品的样式、内容、图案，并提前把印刷品送到会场或指定位置。 （四）印刷材料的设计制作 文具用品 印刷设备 视听器材 会场装饰用品 会场基本设施 （五）会议用品准备 通信设施 接待用品 其他用品 服务用品 专门用品 根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆； 专车应该提前在指定位置等待参会人员，将参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。 （六）参会者的确定和接送 名单确定后即可向与会人员发出邀请函，便于他们做好准备工作。 邀请函一般采用书面形式,包括会议的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和形式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。 （七）发出通知 会议组织者应该不厌其烦地查看和落实每一餐的菜单 由服务人员送餐或以自助餐方式进行 餐饮场所的大小和环境是否符合需求 是否自带酒水 （八）参会者的餐饮 会议的餐饮安排通常有三种形式——便当、自助餐及围桌餐 根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式，设计专门的旅游线路。 （九）参会者业余时间的安排 会议开始前1小时，迎宾人员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人 以亲切的微笑、饱满的姿态在门口站立迎候 迎接来宾入座 会议签到 示意来宾在签到簿适当位置签到 （一）会议迎宾服务 二. 商务会议程序 冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员要及时接下，并挂至衣帽架上。 文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中 倒入矿泉水时，倒至八分满即可 添加茶水时，以七分满为宜 提供茶水服务时要注意主次顺序 （一）会议迎宾服务 会议开始后，会议服务人员应站立在会场周围，观察所负责区域是否需要提供服务 有的会议在分组讨论的基础上，还要组织大会发言 会议室门口挂上“请勿打扰”的牌子 会议服务按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面 （二）会场服务 做好会议记录 处理临时事项 许多问题往往需要在小组中进行讨论 会议服务人员一般不能随意出入会议室 会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门的礼仪小姐引领 会议结束时，服务员在门口立岗送客，面带微笑道别 内外联络工作 每隔20分钟加一次茶水 5 7 6 8 （三）会议结束 摆放桌椅，恢复原样，进行保洁清扫 清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品 .关闭所有的照明灯具，空调调节器可微略下降 关闭会议室 1 3 2 4 送别时根据情况安排好与会者的交通工具 组织活动会议结束后，有时还会安排一些其他活动 清理会议文件时需注意以下五点 检查会议室内是否有电气设备损坏 任务二 会议座次安排 国际交往中的礼宾次序非常重要。在国际礼仪活动中，礼宾次序如安排不当或不符合国际惯例，就会招致非议，甚至会引起争议和交涉，影响国与国之间的关系。在礼宾次序安排时，既要做到大体上平等，又要考虑到国家关系，同时也要考虑到活动的性质、内容、参加活动成员的威望、资历、年龄、甚至其宗教信仰、所从事的专业以及当地风俗等。礼宾次序不是教条，不能生搬硬套，要灵活运用，见机行事。有时由于时间紧迫，无法从容安排，只能照顾到主要人员。 面门设坐 依景设座 一. 小型会议座次安排 发言者席位 主席台人数为奇数 主席台人数为偶数  （一）主席台排座 二. 大型会议座次安排 1.自由式择座 即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。 2.按单位就座 它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔划的多少、汉语拼音字母的前后，也可以是其平时约定俗成序列。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼