PCSP007R0采购合同签订及文件管理规定.docxVIP

文件编号：PC-SP-007 发布日期：2007年11月 采购合同签订及文件管理规定 中国天辰化学工程公司 0 整合后的初版文件 土大志 孙争鸣 高延东 版本 说明 编制 审核 审定 CHINA TIAN-CHEN 采购合同签订及文件管理规定 1.0冃的 2.0适用范围 3.0定义 4.0规定内容 5.0相关文件 6.0附件、附表 附表1合同审批记录单PC-SP-007-T01 附表2合同管理台帐PC-SP-007-T02 编号： 版次： PC-SP-007 0 CHINA TIAN-CHEN 采购合同签订及文件管理规定 囂雹。7 1.0目的 为了保证公司所承担的承包工程及采购服务工程能按计划进行，并保证在工程屮所采购的货物能 满足设计需要，质量优良，必须以书而形式签订供货合同，以保证双方的合法权益。 2.0适用范围 本文件适用于公司EPC项目货物采购的合同签订及文件的管理。对于采购服务的工程项目，可 参考木文件的规定执行。 3.0定义 木规定无特殊定义。 4.0规定内容 4.1合同文件的组成 4.1.1完整的合同文件应山以下文件组成 4.1.1.1订单（或采购合同）； 4.1.1.2供货一览表； 请购单； \ 技术协议； 1 4.1.1.5合同基木条款； 4.1.1.6 报价文件； 4.1.1.7其它说明，如包装、唆头、装运、涂漆说明及检验要求等。 以上文件的基本格式参见《采购合同编制规定》。 4.1.2工程屮的一般货物可以使用合同文件的简单格式，只包括5.1.1?5.1.6项内容。 4.1.2.1使用简单格式的范围山项目的具体情况及业主的要求而定。 4.2合同的签订 4.2.1确定供货商 按照采购手册屮《供方选择和评价规定》、《供货商报价评审规定》及各项目有关规定，确定项目 中货物的最终供货商。 4.2.2合同谈判 经过报价评市，最终确定中标厂商后，在合同正式签订询，应山采买工程师组织双方进行合同谈 判。 合同谈判主要对合同基本条款、检验要求、包装要求、运输要求、合同总价款、交货时间、交货 地点、付款条件、合同范用和条件等，经双方确认，方可转作正式合同文件条款。当有异议时，应根 据双方协商结果进行修改后作为合同文件。 采买工程师还应在合同谈判屮组织设计工程师与供货商的工程师进行合同前技术确认，并最终签 订技术协议，和/或将技术文件修改为最终合同版，和/或在供货商的报价技术文件上签字确认，并将 这些文件作为合同的一部分。 4.2.3合同校市 为了保证订货合同的质量，采买工程师在合同签订前，需经过校核审核等程序，以确保采购质量。 CHINA TIAN-CHEN 采购合同签订及文件管理规定 囂雹。7 采买工程师应将双方确认的完整的合同文件连同合同较市记录单一同捉交校审及批准人。 合同校审记录单见附表1。 校核 （1） 对于一般的订货合同需经校核。 （2） 校核人员应为同一项目中的有经验的采买工程师、或采买组组长、或采购经理、或采购部 指定的合同较审人员。并应在校核及合同修正麻在合同校审记录单上签字。 （3） 校核内容主要包括： 检杳合同文件是否齐全。 供货范围数量是否明确、正确。 校对合同价款及付款条件是否正确、合理。 校对交货期是否合理。 交货条件、交货状态、交货地点是否明确合理； 检查合同各条款是否叔述完整、明确、正确。 检杳是否有遗漏的合同条款。 文件的技术和商务签字是否齐全。 审核 （1） 大型复朵货物的订货合同，应在校核的基础上，交采购经理、或采购部部长、或采购部指 定的审核人员审核。并应在审核及合同修正示在合同校审记录单上签字。 （2） 审核内容主要包括： 供货范围数量是否明确合理； 合同价格是否合理； 、 丿 支付条款是否明确合理； 制造范围和验收标准是否明确合理； 供货商提供的技术文件的内容、数儀、LI期是否符合要求； 交货条件、交货状态、交货地点是否明确合理； 配套辅机、备品备件供应情况是否符合要求。 4.2.4合同批准 项目屮的一般货物采购合同经校审示，提交项目经理批准。并签署合同。 4.2.5合同的签订及合同生效 4.2.5.1合同的签订 合同的签署应山双方经过企业法人代表授权的代理人签署方为有效。 供货商在合同上的签署人必须提供法人授权书。 4.2.5.2合同生效 当合同双方在确认合同文件无误，并在文件上签字盖章后，该合同即为依法成立的合同，口成立 吋牛:效。 4.3合同变更 CHINA TIAN-CHEN 采购合同签订及文件管理规定 囂雹。7 4.3.1通常情况下，山于技术条件的变化、供货范围的增减及其它外因而导致的合同主要条件如合同 价格、供货范围、交货期等的变更，需要在原合同的基础上补充签订变更合同。 4.3.2发生合同变更，同样需要根据变更条件向原合同的供货商询价并得到原供货商的书而报价