走进EXCEL办公常用函数.pptVIP

主讲：邹波 主要内容 一、消除学习函数的心理障碍 二、学习EXCEL函数需掌握的基本知识 三、使用函数进行逻辑判断 四、用函数统计和处理数据 五、用函数查找数据 六、用函数处理文本 一、消除学习函数的心理障碍 1、走出误区 1.1英文差学不好函数 例如：IF函数，在上图3个参数序列中，完全可以理解为第一个参数、第二个参数、第三个参数，或者根据该函数的含义理解为“条件”、“是则结果”、“否则结果”。 一、消除学习函数的心理障碍 1、走出误区 1.2注重排版，忽略制表和计算难度 一、消除学习函数的心理障碍 1、走出误区 1.3 会背的函数越多越好 EXCEL一共有400多个函数，就办公使用而言也就掌握常用的一些函数，迄今为止，还未听说过有人号称400多个函数都会使用。我们通常熟悉一些常用的函数，已经可以处理绝大部分日常工作。例如：IF、SUM、COUNT、SUMIF、VLOOKUP、CONCATENATE（）、AVERAGE、VALUE、TEXT等等 1.4 不使用辅助单元格 辅助单元格指在表外设置一些单元格来作为过渡计算，对最终的结果起到帮助作用，可以避免在一个单元内设置非常复杂的函数进行计算，甚至无法使用函数组合得到想要的结果。 一、消除学习函数的心理障碍 2、使用函数优点 2.1 统计迅速 例如：在计算各种订单各产品需要生产的数量时，如果项数非常多，上千甚至上万个数据的时候，靠传统的作法一个一个用计算器计算，即使是想求和出来总数所花费的时间可想而知，利用函数进行求和计算可能几秒钟时间就可以完成。 2.2 杜绝错误 假如我们工作中已经用EXCEL做好了一份清单，但是要把数量汇总，使用计算器难免输入错误，利用函数可以不用在改变原始数据的情况下进行计算避免出现重新录入错误的情况，但是值得注意的是，编辑公式时需要非常小心，避免要么不错，要么全错的情况发生。 2.3 修改联动 修改联动是EXCEL非常好的优点，利用这一个特性可以事先编辑好各种EXCEL的试样模版，使后续操作时只需要输入基础数据实现自动计算。 二、学习EXCEL函数需掌握的基本知识 1、EXCEL中的数字格式 1.1 数值类的数字格式 数值类的数字格式，是指依然被EXCEL承认为“数”的一类格式，具备“大小”属性，包含除“文本”与“自定义”之外的10类格式。包含：常规格式、数值格式、货币格式、会计专用格式、日期格式、时间格式、百分比格式、科学计数格式、分数格式、特殊格式。 1.2 文本数字格式 文本数字格式是指用数字格式中的“文本”格式，它只用来表示“编码”的数字格式，不会被EXCEL承认为“数”，没有“大小”属性，因此也无法用于数据计算。 1.3 自定义数字格式 这是在单元格数字格式中最特殊的数字格式，前11种格式实际上都是通过自定义格式中的代码编写得到的。只是前11种格式在工作比较常用，所以将其进行了分类，工作中如果需要将单元格格式为设置前11种之外的格式可采用自定义的方式。 二、学习EXCEL函数需掌握的基本知识 1、EXCEL中的数字格式（以“10000”举例） 二、学习EXCEL函数需掌握的基本知识 2、不同类型间数字的转化 由于不同格式的特性，导致在处理这类数据时会出现很多问题，例如：不能使用SUM对文本数字求和、格式不匹配时无法用查找类函数查找到正确结果等，也不能通过修改单元格格式的方式，实现数值类数据与文本格式数据间的转化。在函数使用中遇到此类问题，可以通过下面的方法解决 2.1 数值类的数字转化为文本类数字 2.2 文本类的数字转化为数值类的数字 二、学习EXCEL函数需掌握的基本知识 3、单元格的引用方式 3.1 单元格相对引用 相对引用指针对单元格相对位置引用，这种引用方式一旦被拖曳复制，相对引用的地址也将根据当前所在单元格的位置进行自动调整。例如：在I1单元格输入=SUM(F2:F6)，在向右拖曳复制时将更改为=SUM(G2:G6)。 3.2 单元格绝对引用 绝对引用指针对单元格绝对位置的引用，写法为在需要绝对引用的行号或者列好前加“$”符号，在进行各方向的拖曳复制时保持单元格引用不变。例如在I2单元格输入=SUM($F2:$F6)，向右拖曳复制时单元格的引用位置不会发生变化，仍然为=SUM