经典实用有价值企业管理培训课件：领导为什么喜欢开会.pdf

•为什么要开会? 开会重要吗? •据调查，经理级和专业人员每周 约花1/4的时间在开会上。美国 权威机构的统计表明， 1996年美 国企业因不当的会议管理导致的 损失高达60亿美圆。 开会重要吗? •另一项调查表明，企业80%的员 工提升来源于其在会议上的表现 引起上司的注意和赏识。因此如 何开会，如何使会议有效益和有 效率，对于企业和企业人来说， 都具有重要的意义。 开会的意义:领导为什么喜欢开会? • 开会的意义在于其历史性、指导性 领导说：“这件事要开个会讨论讨论”， 通常出于3个目的： • 避免武断、独裁，削弱权威； • 推卸责任 • 延迟决策 有时开会是自然界生物的一种本能，是 生活的一种方式 开会有什么作用？ • 是界定一个团队、群体和组织的最简单、最基本的 方法 • 会议用来审议、修改和增加作为一个群体存在的内 容和地点 • 会议有助于个人理解集体目标和对集体目标的贡献 • 会议能够产生参加者对于会议所做出决策和追求目 标的义务 • 会议是管理者实施领导的时机和场合 • 会议是地位的象征，竞争的场所（尤其在一个组织 建立初期） • 会议也可以是浪费时间、寻求刺激、阻碍组织进步 的方式。 成功召开团队会议的5大好处 • 良好的团队会议,能够节省大量的时间,因为管理 者可以将信息同时传达给许多人. • 降低工作中出现错误的频率,因为团队成员可以 利用会议互相交流,从而更好地相互理解. • 良好的信息交流能够避免重复劳动的发生. • 将来会受到会议结果影响的人得以参与决策,他 们的认同感得到提高,工作积极性也会增强. • 管理者能更好地了解员工的想法、他们的沟通 能力和团队精神，从而更有针对性地对他们进 行管理。 成功召开会议的前提一：确定召开会议的频率 • 最理想的开会日期是每周一或周五。 • 您可以在每周召开一次会议，和您的团队一起确定 在这一周内要完成的工作，也就是说，您应该在会 议中做好这一周的工作安排，分配好各项任务，检 查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息，并 针对特殊情况（如有人生病）和根据具体工作环境 进行深入讨论，做好计划。 • 至少一个月开一次会，否则团队的团结无法得到促 进。 • 最为重要的一点是：一旦与您的团队确定了召开会 议的频率，就一定要按照约定，定期召开会议。只 有这样，开会的作用，才能得到充分的发挥。 召开会议的黄金规则 • 永远不要超过两小时！如果您很难遵守 这个时间限制，您可以试试站着开会， 比方说让大家都站在较高的桌子旁边参 与讨论。您将发现即使您在一个小时后 稍做休息，要把会议时间控制在2个小时 内也不会有困难。 召开会议的9大规则 1、准时开始。即使与会人员还没有到齐，也应该准 时开始会议。这对于迟到的人是一个明确的信号， 告诉他您不接受这种不礼貌的举动。 2 、议事日程。在会议开始时，您应该询问各位与会 者，是否接受已准备好的议事日程。您可以做一些 补充，但前提是与会者已经预先做好了充分的准 备，否则就把这项工作推迟到下一次会议。您必须 在会议开始时，再次明确会议的目标。 3、顺利展开讨论。您应该依次对议事日程上的各项 内容进行分析，但必须留出充分的时间讨论。如果 您发现某一项内容所需的时间比您计划的要长，就 要和与会者共同商议解决的办法。检讨一下，哪些 问题必须马上进行讨论，哪些内容可以延后！ 召开会议的9大规则 4 、休息。会议召开45分钟到60分钟时应注意休息一 次。这样能使与会者重新高度集中注意力。如果讨 论陷入僵局，也可以采取中间休息的办法。休息有 时会带来奇迹。气氛缓和后您能够更快地找到解决 问题的办法。 5、随即应变。如果您发现会议将超过2个小时，就应 该安排一个休息时间，让与会者有机