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资料室管理办法
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资料室管理办法
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批准人
日 期
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文件修改记录
文件编号
修改版本
修改页数
修改内容描述
修改人
批准人
生效日期
1、目的:
对本公司所有的废止文件资料及记录进行控制和管理，确保能及时撤消及回收作废文件，
避免其误用。
2、范围:
适用于本公司所有废止文件资料及记录。
3、定义:
无
4、职责:
4.1 行政部：负责统一管理资料室及定期销毁作废文件记录。
4.2 各部门：负责整理各部门的记录并按规定存放至资料室。
4.3文控：负责整理作废文件并按规定存放至资料室。
5、内容及要求:
5.1行政部按部门划分区域供各部门存放资料。
5.2 作废文件入仓管理：
5.2.1作废正本文件加盖“作废文件”章隔离标识，并登录于《文件废止/销毁总览表》内作日后参考之用。“作废文件”正本保存年限一般为一年。
5.2.2对超过保存期限的作废正本文件，由文控整理后用纸箱封箱并建立《文件/记录清单》贴于纸箱上以便查阅，后交行政入资料室并登录于《资料室文件记录总清单》。
5.3记录入仓管理：
5.3.1各部门文件管理员对每月归档的记录收集成册，用纸箱封箱并建立《文件/记录
清单》贴于纸箱上以便查阅，于次月的第二个工作日下午16：30交行政入资料室并同步登录于《资料室文件记录总清单》。
5.4资料室文件记录销毁管理
5.4.1行政部每年组织各部门对资料室文件记录进行清理，各部门按《文件签署权限表》中规定的保存期限，整理出已过期的文件记录。
5.4.2对于超过保存期的记录，填写《文件废止/销毁总览表》经部门主管核准后进行销毁处理，并同步登录于《资料室文件记录总清单》。
5.4.3行政部每年1月组织一次资料室清理，也可视资料室存放情况增加清理次数。
5.5各部门如有需要至资料室查阅记录的，须行政部指定人员陪同。
5.6贮存文件记录时，应采取防水、防火、防破损、防尘措施。
6、相关文件:
6.1《文件资料和记录控制程序》
7、相关记录表格:
7.1《文件废止/销毁总览表》
7.2《文件签署权限表》
7.3《文件/记录清单》
7.4《资料室文件记录总清单》
8、流程图
无
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