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商务沟通方法与技能复习
【复习要点】
理论部分
第2章 商务沟通的重要性
2.1沟通的定义:通过语言、符号和行为传递或者交换信息、想法和情感。
沟通的模型(简单的和带有反馈的)
2.2沟通的对象:员工、股东、顾客、供应商、当地社区、政府
内部利益相关者与外部利益相关者
内部沟通与外部沟通的定义
举例说明有效沟通的重要性和必要性
★2.3沟通障碍(注意辨析)
物理障碍:干扰、距离、不良的设备、员工短缺、不良的工作环境
内部系统:距离、无效的沟通系统、不清晰的组织结构、缺乏培训、监管不足、角色不明、缺乏积极性
员工:个人背景(宗教、所接受的教育、家庭、法律系统、经济系统、政治系统、口头语言和非语言、文化)、语言障碍、行业术语的使用、受教育的差异、个人观点、超负荷、误解、意外或故意歪曲
☆2.4克服沟通障碍(应对策略)
考虑接收者需要和理解能力
确保清晰地报告
简明扼要地表达信息
避免使用行业术语
使用不止一个沟通系统
鼓励对话
缩短沟通链
确保反馈
第3章 沟通的方法和路径
3.1单项和双向沟通渠道定义及对应的组织形式
3.2正式和非正式沟通渠道的定义及特征
★3.3沟通的方向
下行沟通,正式沟通系统的主要构成部分,主要目的是给出明确的指令
潜在的问题:命令链太长,沟通速度变慢;命令链中有人不在,系统将停止运转;很容易产生错误和误解;由上而下,没有反馈
主要形式:简报小组、员工会议、公告等
上行沟通,从工作中较低级别的群体向较高级别群体传递信息,非正式
主要形式:联合咨询委员会、建议体制、工会渠道、申诉程序、纪律程序等
门户开放政策
横向沟通,组织内部从部门到部门
主要形式:跨部门委员会、特别项目组、协调委员会等
★3.4沟通网络(结构图、辨析)
链式,下行沟通,科层制
“Y”式,中心人物,可能会阻碍群体内所有成员的对话,等级结构
轮式,高度中央集权的渠道,依赖于中心人物的能力,解决问题最快的途径
环式,没有中心人物,难以形成有效地决策
全通道式,每个人都能彼此沟通,能快速达成一致意见
非书面沟通部分
第4章 口头沟通
4.1口头沟通的方式
口头沟通就是人们相互交谈,这意味着接受者必须听到信息、理解信息,然后对信息进行评价以做出决策,最后做出反馈。
面对面交流,组织中常见的传递信息的方式,正式会议和非正式会面
电话交流,内部和外部沟通,可以节省大量时间
★明确的规定或是相关标准(接电话、打电话)
非正式会面,偶遇并开始交谈、临时讨论某事,很少有会议议程,很少有会议记录,小道消息或者传闻
面谈和其他正式会议,提前以书面形式通知与会者,有会议议程,召开正式会议的理由
半正式会议,开放式讨论,☆指导原则
★4.2影响口头沟通的因素
说话的语气,表情、强调、含义和趣味
★什么都没说,或者说得很少:对谈话主题颇感不适,正竭力思考以作出合适的回应,处于礼貌,没有表明真实的观点
语言,为听众所理解的语言,使用合适的语言,地方口音,措辞恰当
倾听技巧,听到说什么、听懂语言、理解说话时的语气、使用的术语
★检测标准:能够完全理解他人实际说了什么
★提问、记录所说的话、理解讲话人说话的真正含义
提问方式,开放式提问、封闭式提问、提问技巧的好处
★有效阐述观点,准备、吸引听众对讲话人的关注、传递信息、检查听众是否已理解你所传递的信息
辅助语言,说话的语气和表情
元信息沟通,沟通中沉默的重要性
暂缓判断,产生的九个主要原因
信息分析
第5章 非语言沟通
5.1个人外表
穿着,姿势,举止习惯,自信
5.2肢体语言
积极的肢体语言:适当的目光接触,微笑,放松的姿势,身体略向前倾
消极的肢体语言:,缺乏目光接触,缺少微笑,弯腰驼背,双臂交叉,紧张的外表,将身体避开讲话人
5.3工作环境下的非语言沟通
接待员、接待区域、电梯、会见者
★书面沟通部分
★第6章 书面商务文件内部沟通文件
内部沟通文件的定义和要求
重点掌握格式、要素,学会应用
6.1备忘录
要求:简短
公司内部传阅
要素:组织名称、文种名称、发件人、收件人、主题、发送日期
格式要求
6.2会议议程
正式的会议,一位主席主持、一位秘书记录
要素:公司名称、与会人员、会议时间、会议地点
内容的次序:
缺席人员致歉
对上次会议记录的确认(提出质疑)
讨论上次会议尚未解决的问题
上次会议执行的结果
其他需要讨论的议题
其他事项
确定下一次会议时间
格式要求(简略)
6.3会议记录
概括讨论的要点,存档供以后参考
标准格式
要素:公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和地点、参加会议的人员
主要内容:
缺席人员致歉
对上次会议记录的确认(提出质疑)
讨论上次会议记录所提出的问题
讨论新的议题
其他事项
下次会议的日期和时间
注意会议主席的作用
6.4报告
报告是涵盖一个特
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