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第十六章　采购与付款循环的审计 ? 采购付款内部控制举例 采购与付款循环审计 　　S公司是一家生产和销售电子产品的中型制造企业，其现行的采购政策和程序业经董事会批准，如果需对该项政策和程序作出任何修改，均应经董事会批准后方能执行。本年度该项政策和程序没有发生变化。　　S公司生产所需的原材料主要包括电子元器件、贵金属及包装材料。其中,约计60%的大宗原材料是向六家经选择的国外供应商采购。通常情况下,S公司与这些供应商签订为期一年的采购合同，并于每年年初时续签。续签之前董事会应审批重要合同条款，并授权由总经理签署合同。对其他材料和服务，S公司均向国内供应商采购。　　S公司采用Y系统处理采购与付款交易，自动生成记账凭证和供应商清单，并过至应付账款明细账和总账。　　采购与付款业务涉及的主要人员　　 职　务 姓　名 总经理 ××× 财务经理 ××× 会计主管 ××× 出纳员 ××× 应付账款记账员 ××× 应付账款主管 ××× 采购经理 ××× 采购员 ××× 采购信息管理员 ××× 生产经理 ××× …… …… 　　我们采用询问、观察和检查等方法，了解并记录了S公司采购与付款循环的主要控制流程，并已与财务经理×××、采购经理×××确认下列所述内容。　　1.有关职责分工的政策和程序　　S公司建立了下列职责分工政策和程序：　　（1） 不相容职务相分离。主要包括：询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、实物资产的保管与会计记录、付款审批与执行等职务相分离。　　（2） 各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理采购与付款业务的全过程。　　2.主要业务活动介绍　　（1）采购　　1）材料采购　　生产部门填写请购单（一式三联），经生产经理×××签字审批。　　采购部门收到请购单后，对金额在人民币×××元以下的请购单由采购经理×××负责审批；金额在人民币×××元至人民币×××元的请购单由总经理×××负责审批；金额超过人民币×××元的请购单需经董事会审批。　　根据经恰当审批的请购单，采购信息管理员×××将有关信息输入Y系统，系统将自动生成连续编号的采购订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周，采购信息管理员×××核对本周内生成的采购订单，将请购单和采购订单存档管理，对任何不连续编号的情况将进行检查。　　采购员×××根据系统显示的“待处理”采购订单信息，安排供应商发货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。　　每周，财务部门应付账款记账员×××汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对，编制采购信息报告。如采购订单与请购单核对相符，应付账款记账员×××即在采购信息报告上签字。如有不符，应付账款记账员×××将通知采购信息管理员×××，与其共同调查该事项。应付账款记账员×××还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。　　S公司未发生退货交易。　　2）费用支出　　需发生销售（管理）费用支出的部门填写费用申请单，其部门经理可以审批金额人民币×××元以下的费用；金额在人民币×××元至人民币×××元的费用由总经理×××负责审批；金额在人民币×××元以上的费用则需得到董事会的批准。　　（2）记录应付账款　　1）材料采购　　收到采购发票后，应付账款记账员×××将发票所载信息和验收单、采购订单进行核对。如所有单据核对一致，应付账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账，采购订单的状态也由“待处理”自动更改为“已处理”。　　每月终了，如果采购的材料已经运达S公司，供应商已提供采购发票，但材料尚未经验收入库，则应付账款记账员×××将采购发票单独存放，待下一月份收到验收单时再按上述流程输入系统。　　2）费用支出　　发生销售（管理）费用的部门收到费用发票后，其部门经理签字确认并交至应付账款记账员×××。　　应付账款记账员×××对收到的费用发票、费用申请单和其他单据进行核对，核对内容包括有关单据是否经恰当人员审批，金额是否相符等。如所有单据核对一致，应付账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账。　　每月终了，对已经发生尚未收到费用发票的支出，S公司不进行账务处理。　　3）核对及差异处理　　应付账款记账员×××如果发现任何差异，将立即通知采购经理×××或发生费用支出部门的经理，以实施进一步调查。如果采购经理×××或发生费用支出部门的经理认为该项差异可以合理解释，需在发票上签字并注明原因，特别批准授权应付账款记账员×××将该发票输入系统。　　每月末，应付账款主管×××编制应付账款账龄分析报告，其内容还应包括应付账款总额与应付账款明细账合计数以及应付账款明细账与供应