《秘书学实务》-第二、三章文秘与文秘部门.pptVIP

课程导入 1.谈谈什么是秘书部门，你所了解的秘书部门都有哪些？以下部门（机构）是秘书部门吗？ （1）校学生会秘书部 （2）信访办公室 （3）督查办公室 （4）台湾事务办公室 2.案例分析： 一、背景于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司，于雪是这家公司的秘书处负责人，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份传真。传真是青海一家医院发来的，说是本公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情绪很大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因此，院方要求公司尽快派人过去处理。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、马上与医院联系，了解事故发生的具体原因。  b、马上与正在香港出差的老总通电话，向他汇报情况，并听取他的指示。 c、因为情况紧急，马上以老总的名义给对方院长发传真，请院方代表公司向病人家属表示慰问。d、与公司内有关部门联系，商量这次事件有可能对本公司的影响而采取相应的对策。 e、与公司技术部联系，询问这类医疗事件到底是设备质量问题还是医务人员操作失误。 二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。  《官场病》的故事： 英国著名的行政学家诺斯古德·帕金森在其著作《官场病》中对当时英国行政机关工作作风做了入木三分的剖析，揭露和嘲弄了英国官场的种种弊病，引起当时社会的强烈反响，使“帕金森定律”这个概念成了官僚主义的代名词。官场通病主要有以下几种：第一，职员人数与工作量毫不相关，不管工作量如何变化，职员人数总是成倍增加；第二，现代政府机构委员会之类的组织形式日益膨胀。在委员会内部必然出现非正式的核心委员会，过一段时间，这个核心组织又会扩张起来。如此周而复始，机构就越来越庞杂，人员越来越多，工作效率却越来越低。第三，组织的低效、无能根源于自发的嫉妒病。机关成立的年代愈长，人员的素质就愈低。 秘书机构的设置原则 三、分级管理，职、权、责分明统一原则 （1）在其位、谋其政、行其权、负其责 （2）既要避免权利的滥用，又要避免责任的逃避 四、机构统一、相对稳定的原则 （1）秘书机构的名称要统一，做到称谓一致，名副其实 （2）秘书机构的设置要统一（机构的层次、人员的编制、职责的划分要有科学合理统一的标准） （3）秘书机构的职能目标要统一 * 秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点。 三、秘书工作的特点 * 秘书工作的机要性 秘书的基本素质中，最重要的莫过于“嘴紧”了。我能把饭碗抱到今天，全靠“哑三年、聋三年、瞎三年”。这个口诀本来是韩国女性出嫁当儿媳的训诫。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的决不说，不能看的决不看，做到守口如瓶、滴水不漏。秘书应该把“秘密”看得和自己的命一样重要。 ---------（韩）金圣姬 * 四、秘书工作的作用 * 五、秘书工作的内容 秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”。以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识。 * * 1．文书撰写 2．文书制作 3．文书处理 4．档案管理 5．会议组织 6．调查研究 7．信息资料工作 8．信访工作 结合我国具体情况，可分为15种 9．接待工作 10．协调工作 11．督查工作 12．日程安排 13．日常事务 14．办公室管理 15．其他临时交办 事项。 * 知识点补充：秘书的角色认知 特点 作用 角色认定 职业素养 职业道德 机要性 信息枢纽 参谋 严谨自制 良好的职业作风 保守机密 辅助性 傅作辅助 助手 谦虚谨慎 明确的职业意识 不越级越位 综合性 统筹协调 组织、公关 沟通合作 正确的职业态度 科学公正 技术性 高效优化 管理技术人员 精益求精 卓越的职业理想 敬业精业 * 案例1：办公室的故事 某单位正在召开年终总结表彰大会，请来的上级领导和单位领导正微笑着把一朵朵红花戴在先进工作者的胸前，在场群众情绪高昂，掌声不断。 但料想不到的是，当单位领导把大红花戴在倒数第五人时，花篮里的红花只剩下三朵了，台上还有四位先进工作者没有受奖。要想赶制一朵红花肯定是来不及了，为大会服务的工作人员急得团团转。领导们兴致正浓，在热烈的气氛中给倒数第三位的先进工作者戴花，难堪的局面马上就要发生了…… * 办公室的故事 想象看看，如果遇到这样的情况，你会怎么做呢？ * 案例2：小于的难题 小于是某公司的秘书，今天她遇到了这样一件事，该如何处理？