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XX工商系统文书、照片档案管理培训 XX档案局 业务指导监督科 2010年7月 文书档案 文书档案：是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。 文书档案管理流程图 一、文件归档的原则及要求 （一）归档文件的整理单位 归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 1、文件正本与定稿为一件。 2、正文与附件为一件。 3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、行文呈批表、签批条等）作为一件。 4、原件与复制件作为一件（指原件不清）。 5、转发文与被转发文作为一件。 一、文件归档的原则及要求 （一）归档文件的整理单位 6、来文与复文：请示与批复、函与复函可为一件；如果批复不是当年没有的，作为两件分别编号，要在目录备注栏中注明。 7、报表、名册、图册等应按照其本来的装订方法，一册（本）作为一件。 8、记录按一次会议为一件，并要求在著录过程中，注明会议主要内容。 9、大事记以年度为单位作为一件。 一、文件归档的原则及要求 （二）文件归档的原则 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的价值，符合有关标准、规范要求，便于保管和利用。 一、文件归档的原则及要求 （三）文件归档与质量要求 1、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 2、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。破损的文件应予修整；字迹模糊或者易褪变的文件应该复制，复制件于原件后一并归档。 3、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须有相对应的纸质文件归档。 一、文件归档的原则及要求 （三）文件归档与质量要求 4、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 5、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。 一、文件归档的原则及要求 （四）归档时间 1、 本年度形成的文件材料，分别由各部门兼职档案员收集、整理，于次年3月末前归档，6月份前整理完毕。 2、 临时组织机构形成的文件材料，由该机构在工作结束后，60天内归档整理。 3、会议形成的文件材料（包括照片、录音、录像等），应在会议结束时，由专人负责整理，在会后15天内归档。 一、文件归档的原则及要求 （四）归档时间 4、外出考察或调查组、工作组形成的文件材料，工作结束后由专人整理60天内归档整理。 5、 对各种统计年报、台帐、合同和重要的原始凭证等文件材料，应在次年3月底前，进行整理（连同目录）移交档案室。 二、归档文件的收集 （一）收集文件：新旧方法收集文件的范围都是一样的，即按国家档案局或有关行业及单位制定的归档范围收集，确保文件的齐全与完整。需要注意的是作为文书档案的附件是其他形式、载体的档案材料，如请示、报告、论证材料、案件材料、规划等后面附有图纸、实验报告、科研材料、报表、图片、照片等就作为附件处理算文书档案，一般不再抽出来用其他标准整理。 二、归档文件的收集 （二）、文件材料的归档范围与期限 1、归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。 2、保管期限：从2006年开始划分为永久、30年、10年；2005年（包括2005年）之前划分为永久、长期、短期。其中，长期为16年至50年，短期为15年以下。 3、介于两个期限之间的，一律从长保存。 4、文件归档范围和保管期限，主要有四部分内容组成：一是上级机关文件材料；二是本机关的文件材料；三是同级机关和非隶属机关的文件材料；四是下级机关文件材料。详见《广西工商行政机关文书档案保管期限》。 注：本单位常见性文件的保管期限 1、本单位会议记录、会议记录、决定、决议、纪要和讨论通过的重要文件——永久 2、本系统召开的工作会议的全套材料，如包含请示、批复、通知、参会名册、报告、领导讲话等装订成册——永久 3、本单位的年度计划、总结、报告、本单位的花名册，包括干部职工名册、党员名册，年报表等——永久 4、本单位季度、月计划总结报表等——10年 5、本单位各个科室的年度计划、总结——30年 6、本单位人事、福利、劳资的文件材料，如聘用、人事任免、定级、转正、增资册等——永久 7、没有批复的请示——10年 二、归档文件的收集 （三）、不归档范围 1、重份文件。 2、无查考利用价值的文件材料 ：如召开一般会议的会议通知、订书刊通知、要求上报材