全宗卷、全宗介绍整理规范要求课件.ppt

精品 全宗卷、全宗介绍整理规范要求 苏春丽 市档案局精品 全宗卷的含义 全宗卷的含义：由记录和说明全宗立档单位历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。全宗卷是管理全宗档案的重要工具。（2012年进行修改替代原标准DA/T12—2012） 通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是管理档案的档案。 精品 全宗卷的含义 全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。 精品 全宗卷编制原则 1　档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 2　全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3　全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。 精品 全宗卷整理 1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。 2、整理组卷时，必须认真检查，鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 精品 全宗卷整理 3、分类：全宗卷按照档案管理综合材料、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案新技术应用分为8类。 排列：每类全宗卷内文件按照时间顺序依次排列。 精品  全宗卷整理 卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。 精品 全宗卷整理 4、装订 卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉线装订，逐件加封面、封底（封面和封底采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件题名、时间、卷号、件号、页数项目，封底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗号、年号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。 精品 全宗卷整理 5、编号 卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给一个编号，从第一件始依次顺延，如“１至１０”；每类中的文件材料均从“１”始依次顺延。每件文件材料按实际页数在右上角编页码。 每一类全宗卷文件材料过多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开。 精品 全宗卷的主要内容包括： 1、卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。（１、2、3、4项为必要项）。 精品 2、卷二：档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等主要包括:１文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；２档案移交目录等。（1、2为必要项） 精品 全宗卷的主要内容包括 3、卷三：档案整理：主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 4、卷四：档案鉴定：主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２档案保管期限表；鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。（如有销毁档案工作1、3、4为必要项） 5、档案保管：档案安全检查记录；重点档案采取的特殊保护措施，档案库房温湿度记录、档案的抢救与修复情况等。 精品 全宗卷的主要内容包括 6、卷六：档案统计，主要包括：1各类档案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。 7、卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编、开放利用和控制使用范围说明。（1、2、3项为必要项） 精品 全宗卷的主要内容包括 档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。 8、卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。（2、3、5项为必要项） 精品 全宗卷形式范例 精品 《全宗介绍