西湖软件--FOXHIS X5帐务审核培训.doc

PAGE 9 FOXHIS X5帐务审核培训 ── 课时1 注意： （1）、掌握程度用标价说明，○——了解；◎——掌握；●——应用。掌握程度的要求以操作员要求为准。 （2）、若文档描述与实际程序有差异，请以程序为主。 主要内容 详细内容 使用方法 掌握程度 系统基础 System Basic 登录窗口 Login 班别（Shift）：1――早班；2――中班；3――夜班； 以此类推。 工号（User ID）：是操作员的编号，系统中每位操作员的工号是唯一的。 密码：长度为1至7位，输入时要注意字母的大小写的区别。 ◎ 主窗口 Main Screen 窗口结构: 菜单、工具栏； IP站点等； ○ 更换工号 Change User 用于交接班时。单击其他（Others）――更换工号（Change User），或者按CTRL+Q。 短期离开时，防止别人误操作，请使用该功能，到登录窗口。 ◎ 修改密码 Change Password 单击其他（Others）――密码修改（Change Password），打开密码修改窗口，根据系统提示，输入旧密码、新密码，确认（OK）即可。 ◎ 退出 Exit 营业点结束时，退出酒店管理系统。 单击其他（Others）――退出系统（Exit），或者用快捷键CTRL+X。 ◎ 宾客分类 散客成员、团队、会议 ◎ 宾客状态 R――预订；I――在住；O――本日结帐；D――昨日结帐；X――预订取消；N――预订未到；S――临时挂帐. 宾客状态流转图： X S ↑ ↑ R ─→ I ─→ O ─→ D ↓ N ● 帐号 帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。系统中涉及的帐号有散客成员帐号、团队帐号、会议帐号、AR帐号、消费帐号等。帐号命名规则如下： 帐号名 第1位 2－6位 7－10位 举例 散客成员帐号 F 年（1位）、月（2位）、日（2位） 流水号 F404050001 团队帐号 G G404050002 会议帐号 M M404050003 AR帐号 共7位，1-2位固定为“AR”，后五位为流水号。 AR00001 消费帐帐号 共7位，第1位固定为“C”，后六位为流水号。 C000006 帐号命名规则表 ◎ 应收帐管理 Account Setup 应收帐列表 单击Audit，打开下拉菜单，单击Account Receivable，打开AR帐列表窗口，系统默认显示所有AR帐户。 快速查询的快捷键：ALT+A； 可以输入的常用条件：姓名、姓名中的一部分、房号、帐号、预订号等。 ◎ 新建应收帐 操作步骤： （1）、AR帐户管理窗口下，单击新建（New），打开新建AR帐主单； （2）、输入名称（Name），选择类别（Type），选择等级（Grade）； （3）、输入国籍（Country）、地址（Street）等信息； （4）、单击存盘，或按CTRL+S，系统自动生成AR帐号。 注意：等级（Grade）若是有限额，可设置限额，单击帐务（Account），单击信用（Credit），或直接按F5，打开信用授权明细窗口可设置限额。 ● 帐务主单 AR帐列表下，双击某记录，可打开AR帐务主单。 帐务主单可分成五个部分加以说明：左上、左下、右上、右下、底行。 左上： 显示帐户。 左下： 默认显示各类费用汇总，也可以选择按帐户显示帐务明细（可用于识别转帐信息）。 右上： 显示AR帐户基本信息。 右下： 默认显示有效帐务明细，要求明确每条帐务所包含的信息。 底行： 重要信息区，灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视（表示有定义信息）。 ◎ 帐务处理 入帐 Posting 录入定金操作步骤： （1）、帐务主单下，单击工具栏上入帐（Post）按钮，弹出入帐窗口； （2）、代码（Code）处输入人民币现金在系统中的代码，金额（Amount）处输入数量； （3）、输入单号（Reference）等信息，单击入帐（Post）。 录入费用操作步骤： 一般宾馆在各营业点的费用都可以在各营业点自己的电脑上进行处理，而有些未配电脑的营业点（如商场等）则需有前台收银员帮助输入电脑。 录入费用的方式与录入定金相同，只是代码（Code）处输入的是酒店营业项目的代码。要求收银员熟悉费用代码。 ● 信用卡 押卡操作步骤： （1）、帐务主单下，单击其他（Others），单击下拉菜单中的信用（Credit Card），打开信用授权明细窗口； （2）、选择项目（Department即信用卡类型），录入授权额（Amount）、信用卡号（Credit Card No.）、授权号（Li