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东 莞 市 胜 蓝 电 子 有 限 公 司 东 莞 市 长 安 富 强 电 子 厂 内部沟通及信息交流 内部沟通及信息交流控制程序 文件编号：QP-04 版本版次：B.0 页 次：1/4 发行印章： 批 准 审 核 编 写 黄桂松 东 莞 市 胜 蓝 电 子 有 限 公 司 东 莞 市 长 安 富 强 电 子 厂 文件编号 QP-04 版本版次 B.0 程序文件名称 内部沟通及信息交流控制程序 页 次 3 / 4 1.0目的： 为使质量/环境管理系统能有效运作,并达成组织内外之共识及建立与客户之良好的沟通管道 2.0范围： 本组织全体人员及组织以外之相关团体(泛指其它客户、社会、政府等组织及一般大众 等)、客户、供货商等均适用之。 3.0定义： 无 4.0职责： 4.1内部沟通:管理部及相关单位 4.2外部沟通:业务部及相关单位 4.3质量/环境相关沟通宣达:总经理、管理代表、各级主管 5.0内容： 5. 1内部沟通及交流 5.1.1为确保全员之了解,厂内最高管理阶层、管理代表及各相关权责单位主管可通过集会、标语、公告等方式进行宣达公司质量政策、质量目标、质量计划及产品相关法令规定。 5.1.2经由教育训练、实地教学或公告、通知等宣达方式,使全员熟悉组织质量管理系统的流程运作及质量绩效(包括内部稽核及管理审查会议之执行结果)之讯息。 5.1.3为确保组织各阶层的沟通协调,组织定期召开生产质量会议、客诉检讨会议、朝会、月会等以达成良好的沟通效果,最大程度上的满足客户需求。 5.1.4组织内成员任何有关质量议题之建议, 可以用书面申请单或联络单的形式或面对面、电话等方式联络品质部或相关单位职能代表, 品质部或各相关单位针对建议进行处理,必要时得召集其它单位主管进行检讨,如此项建议有助于改善质量管理系统之效益,可依【纠正与预防措施控制程序】执行,必要时纳入管理审查会议中讨论或追踪。 5.2与客户沟通及交流 5.2.1由组织对外窗口(业务部、品质部等)负责接收客户有关质量/环境管理之任何建议或相关事项,包括产品/服务相关讯息、产品询价、订单变更、工程变更、产品抱怨事项等,依【订单评审控制程序】、【客户沟通与抱怨处理控制程序】、【纠正与预防措施控制程序】执行。 5.2.2接受方式可为电话、传真、邮件、E-MAIL、协商、会议或其它可行方式。其沟通之结果经相关单位处理再予以回复。 5.2.3若为合约或订单之变更依【订单评审控制程序】之规定执行,若为客户抱怨则依【客户沟通与抱怨处理控制程序】及 5.2.4当某项产品的服务或某个特性较难达到客户之要求或经常出现客户不满意之缺陷时,视实际情况之需要,可于组织内部形成阶段性的项目小组,明确各单位窗口,采取特殊的管理方式, 东 莞 市 胜 蓝 电 子 有 限 公 司 东 莞 市 长 安 富 强 电 子 厂 文件编号 QP-04 版本版次 B.0 程序文件名称 内部沟通及信息交流控制程序 页 次 4 / 4 5.2.6当客人需要现场支持时,可安排人员到客户处进行支持. 5.3与供货商及其它社会一般大众沟通交流。 5.3.1其它之客户或有关团体意见,由接收单位以“联络书”的形式经权责主管或管理代表确认后交由相关单位进行处理,如不能短期内处理完成,应视实际情况向原提案单位或人员告知处理情形。 5.3.2各项外部意见之处理方式,交付相关单位或权责人员进行讨论,并将处理结果告知意见接收单位再转告相关团体或个人。 5.4组织内外部沟通之各项记录依本程序规定执行。 5.5各生产现场张贴文件之管理: 5.5.1正式文件之张贴:由文件负责人向文管中心申请额外分发份数加以拆解张贴,版次有变更时由文件负责人负责更新。 5.6行政管理文件、质量结果、报告、重点提示之文件张贴:若张贴之公告内容无工程规格,纯属行政命令或重点提示、质量结果、分析报告等性质文件之张贴公告则由现场主管签名核准即可张贴. 6.0参考文件： 6.1订单评审控制程序-----------------------------------------------------QP-09 6.2客户沟通与抱怨处理控制程序 ------------------------------------------QP-11 6.3 纠正与预防措施控制程序----------------------------------------------QP-22 7.1联络书 -------------