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（电子教案） 数据列表，又称数据清单，也有称之为工作表数据库。他与一张二位数据表非常相似，数据由若干列组成，每列有一个列标题，相当于数据库的字段名称，列也就相当于字段，数据列表中行相当于数据库的记录。在工作表的数据清单与其它数据间至少留出一个空白列和一个空白行。列表中应避免空白行和空白列，单元格不要以空格开头。 下面介绍几个术语： 字段：数据表的一列称为字段。 记录：数据表的一行称为记录。 字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。 1．建立数据列表 首先在工作表的首行输入各字段的名称，然后输入数据。可以直接键入数据到单元格中，也可以利用记录单。 2．插入记录 步骤如下： 1)在记录插入位置插入空行：单击插入位置的行号，选择“插入”菜单的“行”命令； 2)再单击空行中任一单元格，键入记录内容或用前面介绍的方法通过记录单输入数据，在用记录单输入数据时，要用“上一条”或“下一条”移到空行的位置再输入。 建立和使用数据表格时，用户应注意以下几个问题： 1）避免在一张工作表中建立多个数据表格 2）数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。 3）避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。 4）最好使用列名，而且把列名作为字段的名称。 5）字段名的字体，对齐方式等格式最好与数据表中其他数据相区别。 3．修改记录 步骤如下： 1)单击数据列表中任一个单元格； 2)选择“数据”菜单的“记录单”命令； 3)用“上一条”或“下一条”选择要编辑的记录，对其中要修改的字段进行相应修改 4)单击“关闭”按钮完成修改。 5．查找记录 如果需要查找符合一定条件的记录，如高数和英语都高于85的学生记录，步骤如下： 1)单击数据列表中任一个单元格； 2)选择“数据”菜单的“记录单”命令； 3)在记录单对话框中单击“条件”按钮，在记录单中输入查找条件。 1.简单数据排序 单击“常用”工具栏的“降序”按钮 ，即可将学生数据按总分从高到低排列。“升序”按钮 作用正好相反。 2.复杂数据排序 使用“数据”菜单的“排序”命令。操作步骤如下： 1)单击数据列表中任意单元格； 2)选择“数据”菜单的“排序”命令，出现如图所示“排序”对话框； 1.简单自动筛选 如果只想看到全部女生的记录，操作步骤如下： 1)鼠标单击数据列表中任一单元格； 2)选择“数据”菜单的“筛选”命令，在级联菜单中选择“自动筛选”命令； 3)在每个列标题旁边将增加一个向下的筛选箭头 ， 单击此箭头进行选择.其中含筛选条件的列旁边的筛选箭头变为蓝色。如图所示。 2.自定义自动筛选 筛选的条件还可复杂一点，比如如果想看到总分在300到325之间学生记录，操作步骤如下： 1)鼠标单击数据列表中任一单元格； 2)选择“数据”菜单的“筛选”命令，在级联菜单中选择“自动筛选”命令； 3)单击“总分”列的筛选箭头，在下拉列表中选择“（自定义…）”，出现如图所示“自定义自动筛选方式”对话框，在左边操作符下拉列表框中选择“大于”，在右边值列表框中输入300； 3.高级筛选 常见的复杂筛选条件： 1)单列上具有多个条件：可以在各列中从上到下依次键入各个条件，如显示计算机系和机械系的学生记录，如图所示。 ? ? ? ? ? 多列上的单个条件（同时满足） 高级筛选步骤如下： 1)在数据清单的下方建立条件区域“300总分325且高数=80的女生记录”，在单元格B12中输入“总分”，在B13中输入“300”，在C12中输入“总分”，在C13中输入“325”，在D12中输入“高数”，在D13中输入“=80”,在E12中输入“性别”，在E13中输入“女”，如图所示； 4）在“数据区域”框中输入原始数据清单的单元格区域范围（如$A$1:$H$10）； 5）在“条件区域”框中输入存放条件的单元格区域范围（如$B$12:$E$13）； 6）单击“确定”按钮，结果如图所示。 首先要进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和之类的汇总运算。Excel具有分类汇总功能，但并不局限于求和，也可以进行计数、求平均等其它运算。 注意：在分类汇总前首先要按关键字段排序。 1.简单的分类汇总 （以求各系学生的英语平均成绩为例） 步骤如下： 1)单击要分类汇总的数据区域的任意单元格 l 在“分类字段”下拉列表中选择“系别”，表示按“系别”进行分类汇总； l 在“汇总方式”下拉列表中选择“平均值”； l 在“选定汇总项”列表框中选择“英语”，并清除其余默认汇总对象； l 选中 复选框