第6章 Word邮件合并应用——制作面试通知书.pptVIP

计算机应用基础 2019-4-14 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 1 学习目标 掌握Word中“邮件合并” 的使用方法。 掌握利用“邮件合并”批量制作“制作面试通知书”的方法、技巧。 2019-4-14 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 2 目录 6.1 制作面试通知书案例分析 6.2 实现方法 6.2.1　利用邮件合并制作面试通知书 6.2.2 批量生成面试通知书 6.3 案例总结 6.4 课后练习 2019-4-14 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 3 制作面试通知书案例分析 任务的提出 　　王明同学负责学校学生社团SIC的精英招募工作。在对收集到的应聘简历做了基本的筛选后，他要向符合条件的应聘同学发“面试通知书”。 解决方案 　1.先制作好“面试通知书”空白表； 　　2.运用“邮件合并”功能将“面试安排.xlsx”中“应聘信息表”的数据合并到“面试通知书”空白表中； 　　3.生成每位应聘同学的面试通知书。 2019-4-14 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 4 利用邮件合并制作面试通知书 1．建立主文档———设计“面试通知书” 2．打开数据源 3．在面试通知书中插入数据域 4．插入照片域 5．利用规则填写备注栏信息 6．预览面试通知书效果 2019-4-14 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 5 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 6 2019-4-14 建立主文档—设计“面试通知书” 在Word中， 制作一张下图所示的没有具体数据的“面试通知书”（邮件文档），保存在“D:\邮件合并” 文件夹中， 同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“面试安排.xlsx”也保存在这个文件夹中，每位应聘同学的照片保存在“D:\邮件合并”的下一级文件夹“photos”中。 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 7 2019-4-14 打开数据源 （1）打开设计好的面试通知书（邮件文档）。 （2）在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”按钮 ，在弹出的数据源选择列表中选择“使用现有列表”选项，打开“选取数据源”对话框。 （3）找到数据源“面试安排.xlsx”，打开后出现“选择表格”对话框，如下图所示。 （4）在对话框中，选择“应聘信息表$”，单击“确定”按钮，此时数据源“应聘信息表”被打开，“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的大部分按钮也已被激活。 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 8 2019-4-14 在面试通知书中插入数据域 （1）插入点放在“面试通知书”（邮件文档）的“面试时间”右边的空白单元格，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮 旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择“面试时间”，在当前单元格中就插入了合并域“«面试时间»”。 （2）重复步骤（1），用同样的方法插入如下图所示的其他的合并域。 插入照片域（一） 插入点放在“面试通知书”（邮件文档）需要显示照片的单元格，单击“插入”选项卡的“文本”组中的“文档部件”按钮 ，在弹出的列表中选择“域”选项，打开“域”对话框。 （2）在“域”对话框的“域名”列表框中选择“IncludePicture”，在“文件名或URL”下的文本框中输入任意字符（如X），勾选“更新时保留原格式”复选框，单击“确定”按钮，完成照片域的插入，设置结果如右图所示。 2019-4-14 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 9 插入照片域（二） 选择插入的照片域，在“图片工具-格式”选项卡的“大小”组中，单击“对话框启动器”按钮 ，打开“设置图片格式”对话框。在“设置图片格式”对话框的“大小”选项卡中，将其高度和宽度均设置为4厘米。取消勾选“锁定纵横比”和“相对原始图片大小”复选框。 选择整个表格，按下快捷键Shift+F9，切换为如右图所示的域代码显示方式。 选择“IncludePicture”域中的文件名“X”，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮 旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择“照片地址”。 选择整个表格，按下快捷键Shift+F9，切换到域代码显示方式，可以看到插入的“照片域代码变为“{INCLUDEPICTURE {MERGEFIELD 照片地址} \* MERGEFORMAT}”。 选择整个表格，按下F9键，刷新域显示，可以看到图片正确显示出来 2019-4-14 第6章　Word邮件合并应用—制作面试通知书 10 利用规则填写备注栏信息 插入点放在“面试通知书”（邮件文档）的“备注”右边的空白单元格，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“规则”按钮 ，在弹出的规则选择列表中选