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关于房地产档案管理数字化的思考 随着改革的不断深化，人们对档案的认识发生了很大的变 化，直管公房等保障房等房地产档案管理工作也随之发展。 可以说，房地产档案是其一座城市面貌和发展的有效历史见 证，是对其开展有关发展历史、发展规律等研究的重要依据 参考，实现档案管理的数字化是每一名档案管理人员所必须 认真思考的问题。因此，本文思考了房地产档案管理数字化 的途径与策略，提出了相关建议。 【关键词】房地产直管房保障房档案管理数字化 近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高， 实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技 术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的 多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门 必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发 展的必然方向。 1现阶段我国房地产档案管理数字化的任务 1.1形成数字化管理思维 我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也 日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高 的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较 低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型 转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档 案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社 会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中， 形成数字化管理思维。 1.2明确各构建阶段的内容与任务 数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向， 体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产 数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段： 档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信 息技术实现各业务环节的自动化管理。 馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档 案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料 和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换 与保存。 数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案 馆的联网，全面数字化。 1.3制定与长期坚持构建原则 实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚 持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面： 统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作 重点，拿捏好轻重缓急。 需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产 档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管 理. 整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用， 通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。 防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管 理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。 2我国房地产档案管理数字化的策略 直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组 成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的 策略中的重点。 2. 1建立健全各项规章制度 直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完 整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管 公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、 整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位 责任制、管理人员培训制度，等等。 2.2加强档案数字化工作 首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材 料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档 案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的 不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规 定；数字化后，还应对信息质量进行检查。 2.3实行纸质档案和电子档案双套并存 直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内 容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归 纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安 全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在 相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保 存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。 2.4加强前期资料的收集 据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直 管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的 法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效 和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控 制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在 搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料 事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的 管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查， 如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因， 以便当事人及时采取补救措施。 2.5注重人才的培养 从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计 算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工 作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建 设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保 障房档案管理的全面