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　第一节 机关档案工作概述 1、档案定义 我国对档案所下的定义，《中华人民共和国档案法》对其表述为： 过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 上述档案定义表达了七个含义： 即： 档案形成的时间（历史性）；产生的主体（多元性）；来源渠道（广泛性）；形成的特点（原始性）；保存的目的（价值性）；表现的形式（多样性）；本质属性（记录性）。 下面归纳成四个方面加以认识。 （ 1）产生档案的主体和来源 产生档案的主体：产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人，表现出多元性的特点。由于主体不同，就产生了档案的不同所有权——分别属于国家、集体、公共、私人（个人、家庭、家族）所有。 来源渠道：档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的广泛性。 （2）档案的基本属性——原始记录性 1）原始性：档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。 2）记录性：可从内容和形式两方面来看。 内容上，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果。 形式上，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。 （ 3）档案的价值性 价值性即有用性。档案有两种基本价值： 1）历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。 2）情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。 体现档案基本价值的主要作用有六个方面： l?????? 机关工作的查考凭据； l?????? 生产建设的参考依据； l?????? 政治斗争的必要手段； l?????? 科学研究的可靠资料； l?????? 宣传教育、文化建设的生动素材； l?????? 维护合法权益的法律证据。 （ 4）档案形式的多样化 从三方面来认识：1）记录方式，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码等； 2）阅读方式，有直读的、机读的；（3）载体形式，古今中外形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。 从档案形式的多样化中可以看到，档案是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配，中外档案经历了大致相同的演变发展过程，即：最初由自然物作为记录材料，后来发展到以纸张为记录材料，进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程，反映了社会的进步和发展。 2、文件转化为档案的条件 一是现时办理完毕的文件才能归入档案，文件具有现行效用，档案一般是完成了传达和记录等现行使命，备留查考的历史文件，所以人们称档案为历史文件； 二是对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 三是按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。 3、机关档案工作 （1）机关档案工作性质 机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和质量的必备条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关档案记录了机关领导决策的指导思想、制定的各种方针政策、开展各项业务活动的措施和方法；记录着机关工作的成就、经验和教训。它是机关工作活动和机关工作成效的客观见证，同时又是机关工作必不可缺少的手段。 机关档案记录了机关工作的活动情况，反映了社会生产、经济建设、政治斗争、科学技术等活动的成果，是前人智慧的结晶。今天的各项工作和生产活动，又是昨天工作和生产活动的继续和发展，必须借鉴过去的经验。机关档案工作通过档案提供利用的方式，为机关领导和其他工作人员制定方针政策、决策国家大事、商洽日常工作、处置各种问题、总结经验教训，提供了科学的依据和准确的信息，减少无效劳动和重复劳动。因此，它是提高机关工作效率和工作质量的必要条件。机关档案工作是一项政治性很强的工作。 （2）机关档案工作的任务。归纳起来有三条：一是对本机关文书处理部门或业务部门文件材料的归档工作进行监督和指导；二是负责管理本机关各种门类和载体的档案，并负责提供利用，为机关各项工作服务，为国家积极档案资源；三是负责本系统或行业以及直属机构的档案工作进行监督、指导和检查，促使本系统、行业档案工作规范化、制度化管理。 （3）机关档案工作体制。各级机关必须建立档案工作，成立相应的档案机构，建立档案工作网络，配备能够适应档案工作需要的专兼职档案人员