如何做好会务与接待工作.pptx

2015年一季度综合系列培训如何做好会务与接待工作陕分综合管理部目录页Contents Page一、会务工作概述二、会务 流程三、注意 事项四、总结什么是会务如何密切配合基本流程是什么怎样细致服务做哪些准备工作怎样避免疏漏导语【引入：会务工作有多重要】举例：下月中旬综合条线将举办二季度技能强化班，作为负责人的你该如何策划本次会务工作？1.时间、地点、参会人员等都确定好了么？通知、签报起草了么？2.会务分工是怎样的？都清楚自身职责么？3.物料准备、文秘工作、食宿安排都到位了么？4.会场布置如何安排？会中服务有跟进么？5.确保与会人员顺利退场、退房了么？据不完全统计，2014年分公司（含中支）已开办培训班 161次、启动会16次、高管会8次、接待会7次、大型活动会3次…会议经营作为重要经营手段之一，在全年工作安排占比可见一斑。第一章 会务工作概述会务工作基本内容会务工作总体思路概述 会务工作是围绕会议全过程、全方位工作而开展的一系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会前准备、会中服务、会后总结等。做好会议的会务组织、管理工作，才能有效发挥会议的作用，达到会议应有的良好效果。 通过会议可以起到：商量方法、解决问题；经营分析，推动发展；资源共享，协调矛盾；激励士气，优化团队；宣传政策，开展培训等效果。总体思路周密计划每项任务均须制订周密的工作计划任务分解将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量责任到人每项任务均有专人负责逐项落实计划的每个环节、步骤均须严格落实第二章 会务流程基本流程是什么做哪些准备工作会后服务包括：会中服务包括：流程现场控制：流程安排、环境准备后勤保障：指引用餐及住宿、茶 水服务等会议记录：摄影摄像、会议纪要会场清理：清理现场、追踪退房等会议小结：梳理出色及不足之处 资料存档、撰写稿件等事项督办：落实要求、账务报销等会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备—会中服务—会后服务会前准备包括：周密计划：考虑会议所需要素职责分工：召开筹备会议各负其责组织实施：物料准备、安排食宿、 会场布置、人员报到等会务接待具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。会前准备010203组织实施周密计划职责分工1.周密计划组织、安排一次会议，尤其是大型正规的会议，就是一项系统工程。会务人员既是这个系统的设计者和筹建者，又是管理者和服务者，同时还担负着一定的领导职能。会议事由确定：确定会议主题、时间、地点、与会人员，确定会议室大小及酒店客房间数，组织人员联系相关事宜。会议内容确定：根据会议时长安排课程、节目即会议流程。财务要素确定：会议所需场地、物品计算好后起草签报，如预算费用较大可先借款。会议主持③主持组文件课件准备②文秘组突发事件处理⑦应急保障组流程顺畅保证④现场控制组物料准备后援保障组人员到会接洽⑥接待组迎宾与颁奖⑤礼仪组2.职责分工该阶段由负责人组织召开筹备会议，根据会议类型、规模等因素安排相应组别负责落实准备工作，保证工作明确到人、追踪到人。 会议分类陕分目前召开规模以上会议大致包括：小型条线类(领导视察会、条线培训班等）、中等综合类（高管会、月度启动会）、大型综合类（年度启动会、公司年会、全体内勤会、总结表彰会、客户服务节活动）等小型条线类中等综合类大型综合类备注该类会议人员众多议程多变，需要安排：①后援保障组②文秘组③主持组④现场控制组⑤礼仪组⑥接待组⑦应急保障组该类会议议程简单且固定，需要安排：①后援保障组②文秘组③主持组⑥接待组该类会议人员较多且稍复杂，需要安排：①后援保障组②文秘组⑥接待组⑦应急保障组上述组别仅供参考，请根据实际情况灵活设置或交叉安排。3.组织实施1）落实参会人员：会前两小时确定参会领导、嘉宾及其他与会人员，如有变动立即调整。2）物料到位检查：材料内容：会议材料由文秘组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代 表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事项等。 会议用品：会议用品由后勤组负责，包括：桌牌、指引牌、条幅、文件袋、笔记本、 笔；翻页笔、录音笔、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需 要）；花卉、水果及方便食品；药箱（备常用药品）等。3）食宿安排检查：住宿：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包 括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会议室、休闲设 施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。 餐饮：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位 安排。4）人员报到