2010采购的策划.docVIP

关于2010-2011第二学期 校级学生组织办公用品采购 策 划 书 共青团委员会 策划人： 2010年9月5日 关于2010-2011第二学期 校级学生组织办公用品采购策划书 为确保各大校级组织的日常运作和正常活动，针每学期将对各大校级组织的办公用品进集中采购，针对历年产生的问题，我们对今年的采购制定相关策划，其主要体现在以下四个方面： 采购前期准备 采购过程 物品发放 物品补发 采购总结 其具体内容如下 采购前期准备： 1. 为了便于采购的正常运作，需提前与各大校级组织的负责人进行良好的沟通，以确保采购的效率问题。 2. 针对上学期采购时各组织报上来的物品的名称问题，这次建议采取制定统一的表格（分为纸质表和电子表两种），让其组织负责人根据本组织的需求填报数量，大部分的办公用品表中已经标明规格，其余的如广播台，科协的需求品需另用表格填写规格。(过程中需与负责人沟通，保证其填报的是真正需求品) 3.时间安排：待定 表格详见附录 3. 关于采购报表的发放以及收取，可请两位同学一起负责，在这过程中负责的同学需强调两点重要性：1.要如实填报。2.交表的时间一定要注意。 4.采购表收取后，需对其进行审核工作，对组织填报的需求品的必要性和数量进行审核和确认，防止出现多报滥报的现象。 5.对各个组织上报的采购表进行汇总工作以方便集中采购并留作发放时的核对表格。 二.采购过程: 说明：采购是与统计同时开始的一项任务，并延续到整体结束，要确保各个部门领到准确的所需物品。 前期准备： 在开始统计同时，关于物品实地察看也应该相应进行，根据本策划统计实际价格与供货能力，在时间允许下尽量节约经费，逐项比较各项物品价格，选择最优采购。实际采购的前期调查十分重要，关系到时间与经费的节约，减少人力浪费，并给纠错腾出时间。 统计的主要项目有： 1.各物品相应价格。 2.在未来几天的供货能力 3.物品送达的时间 4.是否可以调货 5.和相关其他办公用品是否齐全。（其他相关物品是考虑到各组织可能会需要所提供选择之外的物品，为确保采购有序和时间允许，要对之前所考察的各店进行记录。对于列表之外的个别物品，在物品上报后作出相应的调查。） 现场采购： 1.现场采购必须保证与店家的信息交流正确，在店家确认物品后，需要 求店家再次与采购人员一起核查实际物品，确保在实地采购时不出差错。对于列表之外的个别物品可能在先前预计采购地点之外，对于这些物品要及时确认。 2.对于特别需求品如颜料等，可请该组织负责人陪同购买，同时做好相应的详细记录，并请该负责人签名存根。 注意：相关专业物品需要带领需要此物品者确认，可以实地确认或者拍照确认。 物品清点： 1.物品送达后需在316进行现场清点，按照列表上数据一一核对，分开排列，相同物品放一起，对有误的和遗漏的进行记录，并与向店家反馈信息，确保每一项都正确。 2. 物品纠错应及时办理，不得拖延，节约大家时间精力。 三．物品发放： 物品发放时将物品清单发到各个组织负责人手中（以防来拿东西的同学不是当日陪同采购的负责人），同时尽量请当日陪同购买的同学前来领物品。 1．组织分组： 1. 学生会；大学生礼仪团；大学生素质拓展基地 2．社团联合会，《知行青年》编辑部；大学生新闻中心； 3．青年志愿者协会；大学生艺术团；图书馆学生管理委员会 4．广播台；大学生科技创新协会；大学生活动中心 共8位同学，每2位同学负责3个组织的物品分配（如上分组） 2.物品发放： 1.注意物品需提前一天分好，以避免发生混乱。。 2.在分发中注意分配工作，尤其是进行核对工作，由分配的同学接待各组织负责人进行核对，从而提高效率。 3. 在领物品时注意场地的调配，防止拥挤在一处，可事先做好告示牌，同时需另安排1-2同学进行必要的疏导工作，防止产生混乱出现错误。 4.各组织负责人根据手中清单核对物品是否齐全，若齐全请确认签字，若不全请填写补发清单。 5.准备一份空的表格，如有遗漏物品及时填写，并且确认签字。 四．物品补发： 1.将所需补发的物品表格进行统计，如采购时进行采购。 2.进物品补发，并确认签字 五．采购总结： 对本次采购进行总结，针对不足之处制定方案并加以改正。