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企业职工档案管理中存在的问题和对策⊙ 张明琴 企业职工档案管理中 存在的问题和对策 ⊙ 张明琴 企业职工档案是由职工管理部门和用人单位在职工 招聘、培训、考核、奖惩、晋级、任免等工作中形成的 有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表 现、工资福利、参加社会保险以及工作变动等情况的原 始记录，是历史地、全面地考察职工和依法维护其权益 的重要依据。然而，随着我国社会主义市场经济的建立 和不断深化，企业职工档案管理却越来越弱化，企业建 档意识淡薄、职工档案管理不规范、职工档案缺失甚至 遗失时有发生，这既无法保障职工合法权益，也影响了 企业的稳定和发展。因此，做好企业职工档案工作尤为 重要。 有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。 3、部分企业职工档案管理混乱。如，有的企业资不 低债、倒闭或停产后，人力资源部门关门，档案管理人 员失业，职工档案无人过问和管理，造成职工档案遗漏 遗失严重。 （二）原因探究及分析 1. 现行职工档案管理体制与经济发展不相适应。 实行市场经济以后，新兴经济成分组织，如民企、三资 企业、乡镇企业、区街企业、私营企业等，没有相应的 政策明确赋予其对企业职工档案的管理权限。另一方 面，作为改革开放的探索之一，打破档案对人才流动的 束缚，人事和劳动部门对机关事业单位辞职辞退的专业 技术和管理人员的档案、对从国营单位流向新兴经济组 织的专业技术和管理人员的档案、对自由职业、自费出 国、从事个体经营、工商户雇用、待业的大中专毕业 生等人员的档案开展了人事代理和档案代理工作。因 此，在现行体制下，职工档案主要保管在用人单位、代 理机构以及个人手中，属于多头管理和分散保管，存在 档案缺失及丢失的隐患。如，当地人才交流中心管理当 地、外地大中专毕业生职工档案，用人单位管理固定工 身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方 式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工 管理带来诸多麻烦，不利于维护职工个人利益，不利于 劳动力合理有序流动。 2. 档案意识淡薄。企业及个人不重视职工档案的 作用，不及时添加档案材料，不具备档案保管权限的企 业私自存放职工档案，个人自带档案及弃档现象时有发 生。甚至有的企业为达到控制职工的目的而扣押职工档 案，使调离的职工无法办理调动手续，造成人走多年、 一、 企业职工档案管理中存在的问题及原因分析 （一）存在的问题 1. 部分企业没有建立职工档案。目前，我街道新开 工或扩建的规模以上企业民营、外资企业达500多家， 当地及外来职工人数已达20多万，由于多种原因，近一 半的企业没有建立职工档案，职工技术职称及技能无法 确定，养老医疗等待遇无法享受，职工合法权益无法 保障。 2. 部分企业职工档案不齐全、不准确。如，档案记 载的职工姓名与其身份证的姓名不一样、招工登记表填 写的年龄与实际年龄不相符，等等。究其原因，有以下 几种可能：一是企业在招用职工时，没有立即为其建立 档案，故缺少招工登记表等材料；二是企业虽然建立了 职工档案，但没有把职工的定职定级表、劳动技能鉴定 表等材料及时归档，致使不少个人材料遗漏遗失；三是 国有、乡（镇）企业改制后，不与职工签定劳动合同， 对辞退的老职工也没有终止或解除合同，致使档案中没 36 Shangdong Archives 业务 YE WU JIAN SHE 山东档案 2013.1建设档案还在原单位的屡见不鲜。3. 企业职工档案管理人员业务水平和综合素质不 能完全适应职工档案工作发展的需要。有些职工档案管 业务 YE WU JIAN SHE 山东档案 2013.1 建设 档案还在原单位的屡见不鲜。 3. 企业职工档案管理人员业务水平和综合素质不 能完全适应职工档案工作发展的需要。有些职工档案管 理人员业务不熟、责任意识不强，导致职工档案越管越 差，越管越少。如，对归入职工档案的材料没有认真核 查和甄别，致使档案材料中的记载错漏百出，给劳动保 障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多 困难。 4. 职工档案保管条件太差，影响了职工档案的安 全。职工档案管理的软硬件配备较差，达不到安全保管 要求，部分企业职工档案还存放在木箱或纸箱里，防 盗、防火、防潮、防蛀等安全问题得不到妥善解决，装 进袋子、锁进柜子的现象较为普遍。 5. 从全国范围来讲，缺乏统一的标准和要求。全国 各地对职工档案转入、转出要求不一，使得档案转递程 序不顺畅，流转过程繁琐甚至部门之间出现衔接漏洞时 有发生，导致非本单位职工档案因无法正常转递而大量 沉淀，随着时间的推移和企业的关停并转，这些沉淀档 案极有可能成为死档，这也是职工档案丢失或遗失的主 要原因。 职工合法权益方面还将扮演重要角色和发挥重要作用， 因此，用人单位、职工档案管理机构以及职工个人都应 该充分认识职工档案的