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高效会议技巧 张宝钰 关于会议的第一个问题 让数据来说话 经济学人智库（Economist Intelligence Unit）一项对全球187个企业的研究，这些企业的总市值至少达10亿美元。 但这项关于会议价值的研究结果并未令人欣慰！ 只有5%的受访人说，他们公司有严格的程序，使他们把注意力集中在具有高潜在价值的事情上。 让数据来说话 一般而言，会议议程基本上是为了应付当前的危机而临时凑合起来。有一家公司甚至在高管人员会议上根据谁先提起其最爱谈的话题，来决定议程的优先次序。 研究发现，紧急事务挤走了重要议题。大约有60%的高管人员说，他们常常在未就重要议题达成共识之前被别的事情转移了精力(跑题) 让数据来说话 而有22%的人说，通常是还未提及关键的议题就已经没有时间了。 只有12%的人认为，他们的高管会议一直能够针对重要的战略问题做出决策； 许多机构表示，他们很难切实执行决策，因为他们并不清楚会议上达成了什么共识 另一组数据 前身为世通（WorldCom）的通讯公司 MCI进行的一项年度调查结果—— 2003年在美国每天召开的1100万个会议中，与会的管理人员认为有一半是浪费时间 标杆学习 《哈佛商业评论》中的一篇文章说，吉百利史威士公司（Cadbury Schweppes）首席执行官办公室会在开会前5天将有关阅读资料分发给与会者，并附上关于议程事项是作为信息传达、讨论议题还是有待议决事项 标明需要议决的事项将优先处理 标杆学习 美国芯片制造商英特尔（Intel）的前总裁和首席执行官安迪?格罗夫（Andy Grove）就曾经给所有新员工上如何开会的短课。而且，所有会议室都在墙上贴着3个问题：“你知道这次会议的目的吗？你有会议的议程吗？你知道自己在会议中的角色吗？”  课程纲要 一、会议管理基础 二、低效会议面面观 三、高效会议的八大特征 四、会议主持技巧 五、会议中的典型问题及其应对 六、情景模拟、实战训练 七、现场答疑 一、会议管理基础 主题研讨 主题：开会有什么好处？为什么？ 时间：10分钟 流程：分组研讨、分组呈现、导师点评。 一、会议管理基础 职场哈哈镜—“无辜的第三者” 当高层和中层在一起开会的时候？ 当中层和基层在一起开会的时候？ 当高层和基层在一起开会的时候？ 会议：集思广益的渠道 会议的六大功能 发布与搜集信息 解决问题 开发创意(头脑风暴) 激励士气 监督工作进展 协调矛盾 会议的种类 A.部门例会 B.专题会议 C.全体员工大会 D.项目会议 E.其他会议 会议的“成本核算” 会议的直接成本 会议的间接成本 会议的“频率安排” 例会频率 专题会议频率 全体会议频率 项目会议频率 例会的“频率安排” 以周为单位居多 最多不能超过一个月 专题会议的“频率安排” 定期举行 根据需要举行 全体会议的“频率安排” 根据需要召开 通常超过月度 项目会议的“频率安排” 根据项目的需要召开 低效的会议 二、低效会议面面观 你有几次会这样说呢？ “上次的会议真是太棒了！” 二、低效会议面面观 效率 效果 二、低效会议面面观 会议前：准备不足 会议中：组织不力 会议后：跟进不够 效率不高的具体原因—时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 效率不高的具体原因—地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 效率不高的具体原因—对象 该来的没来，不该来的…… 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 效率不高的具体原因—主持人 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 效率不高的具体原因—参会者 参会者发言混乱，不断跑题。 效率不高的具体原因—准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 糟糕会议的可能后果 浪费时间 浪费金钱 分散了对更为重要的任务的注意力 减缓进程，延误行动 制造分歧 挫伤士气 …… 什么是合适的会议时间 三、高效会议的八大特征 1、只有在必要时才召集 尝试取消或减少不必要的会议 三、高效会议的八大特征 三、高效会议的八大特征 5、一切都要按部就班 6、请了最有经验的人出席 7、结束时做了评论和总结 8、记录了决定、建议和负责人 三、高效会议的八大特征 2、好好筹划过 清晰的目标 明确的议题 合适的参与者 得力的主持人 三、高效会议的八大特征 3、拟定和分发了议程表 一份会议议程表应该包括哪些内容？ 三、高效会议的八大特征 4、遵守时间 会议的提前通知期 会议的起止时间控制。 参会者不遵守时间怎么办？ 三、高效会议的八大特征 5、一切按部就班 按事先的议程控制会议的进程 避免临时性议题成为主角 按部就班是否太“死板”了呢？ 三、高效会议的八大特征 6、让最有经验和才能的人出