《秘书学》第三章秘书人员.ppt

第三章　秘书人员;第一节 秘书人员;二、现代秘书人员的定义 现代秘书人员即“秘书”，指“人”。 (一)秘书定义的各种说法 　秘书学界对“秘书”的定义多种，有“人员”说、“职务”说，“职位”说，“职业”说、“职称”说、“参谋”说、“助手”说等多个说法。 　　例如12种说法。 ;(二) 国外对秘书定义的各种说法 1.国际职业秘书协会：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。” 2.国际秘书联合会：秘书是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。 3.全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下，承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。 4.美国：秘书是办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室内的工具设备，从事该主管指定之行政性任务。 5.英国：秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为（部长或大臣），但也称（秘书）。 6.前苏联：“秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。” 7.日本：秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员”；“秘书是全能运动员”；“ 帮助上司处理杂务的工作人员”。 ●综上各种说法，可以归纳出国外对秘书定义的共性：一是秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；二是秘书主要是为领导服务的人员。;三、现代秘书的职业特点 “秘书”包含了从组织的??础文员、专职秘书到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员系列。关键点为： 　一是秘书在领导近身，所谓领导，既含领导“人”，又含“领导机构”； 　二是以“助手”和“参谋”的角度对领导进行辅助管理，既辅助领导，也辅助其他职能部门； 　三是处理综合事务，分解为“办文、办会、办事”。;第二节　秘书的类别;（四）依据具体的秘书职位级别的标准，可分为： 　1.五级秘书即初级秘书。 　2.四级秘书即中级秘书。 　3.三级秘书即高级秘书。 　4.二级秘书，即行政总监或总经理秘书。 　5.一级秘书空缺。;二、外国秘书的类别 （一）美国 　1.行政秘书，指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。行政秘书按照其职权可以分为两类：—类是属于领导职位的秘书，如秘书长；另一类是—般行政秘书。 　2.专业秘书 　(1)法律秘书 　(2)医学秘书 　(3)教育秘书 　(4)通信秘书 　(5)技术秘书 　(6)财经秘书;(二)英国 1.政府秘书 ，?指在英国政府机关中供职的秘书。他们属于文宫中的事务官，是公务员，供职任期为终身制，不受内阁更替的影响。??? 2.执行秘书，指在英国工商企业中受高级经理雇用的一种私人秘书。他们是雇主的得力助手和私人代表，必须对雇主的活动和工作范围有详细的了解，为雇主分担许多具体事务。 3.公司秘书 ，指在英国公司中的高级行政职员。英国公司法规定，每个公司必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或者代理秘书，以备公司秘书缺席时代行其职责等。 4.私人秘书，指被雇主雇用、为雇主个人服务的秘书。;（三）日本 1.公务秘书，也称政治秘书，指在国会、政党、内阁中供职、具有公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求了解国会、政党、内阁的结构外，还要求精通法律制订程序和有关机关详细工作程序，国会议员秘书还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。 2.事务秘书，指在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还必须具有相当程度的专业知识，如医师的秘书要配合医生接收病人，从事社会保险等与医疗事务有关的工作；律师的秘书要协助接待委托人，调查案件，与法院联系，代替律师与委托人预谈，整理材料等；会计师、税理师的秘书要掌握簿记、会计知识；大学教授、研究人员的秘书要善于搜集、剪贴资料开整理立卷等。 3.外事秘书，指擅长外语、在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。这类秘书必须精通外语，能将上司的话语当场速记下来并打印出来，还要求能以优美、准确的日本语进行翻译，能用日文准确无误地拟写文件书信，能为外国来客当向导，陪同观看歌舞