展会现场管理计划.pdfVIP

展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要， 现场管理做得不好会影响专 业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。 一、观众登记和入场管理 观众登记处—— 为了提高工作效率， 绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册 的观众分开， 有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类， 即有名片的和无 名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡， 后者则要 在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。 为了消磨人们在登记处的等待时间， 一些展览会的主办单位还在入口处设置了展 览活动及论坛议程牌， 这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览 会的总体结构和主要活动安排。 二、展览会现场广告管理 在一次大型展览活动中， 主办单位获取广告收入的渠道很多， 如展览快讯、 展会 会刊、户外广告牌、气球、标语等， 但无论采用什么样的广告载体， 展会主办单位都必须制定明确、 统一的广告政策， 做到对所有参展商一视同仁。 即使制定有相应的优惠措施， 也应该让所有参展商 都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。 三、参展商行为管理 参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。 在布展 （尤其是某参展商需要进行 特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟 通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。 必要时主办单位可以 采用强制性措施， 以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进 行。 四、安全管理 1. 制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织 纪律和 服从等方面的宣传， 熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序， 增强 稳操胜券的信 心和决心。 2. 防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关 口，尤 其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口 通道、进出 只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。 3. 安全责任实行问责制。 根据展览活动消防安全管理的相关规定， 以及大型 社会活动 治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全 管理工作，实 行问责制， 并配备一定数量的、 具备一定安全管理工作经验的 管理人员具体负责展 会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。 五、展会设备设施管理 1. 设备管理：保养、修理、更新等 2. 环境管理：养护、保洁、绿化等 六、媒体的接待和管理 展会开幕前， 与有关媒体取得联系， 邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场 进行采访 和新闻报道做准备。 七、交通、物流管理 对现场物流和交通的控制是展览会全面控制的至关重要的部分， 事实上，交通也 属于物流的范畴， 只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、 停车场及线路 的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间） 、Taxi 、停车 场等。 展览会现场的物流管理工作十分繁琐， 哪怕是看似简单的停车场事务， 也要充分 考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。 对于大型展览活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握： ■一份相关联系人名单； ■场馆地图； ■展品抵达场馆的时间； ■现场交通规划草图； ■紧急情况应对计划； ■现场联络点，包括安全和志愿者。 八、餐饮管理 餐饮服务是展览会质量的一