商超进店操作指南.docVIP

商超进店操作指南 一、进店前期准备作业： 1、了解商超的商业系统： 通过 “商超总公司电脑系统作业流程图”及“商超分店电脑系统作业流程图”，了解商超相关部门之工作范围与职责： 例1：总公司采购部：厂商资料、商品采购资料及促销资料之建档或更正、总公司订单之发出（含初次订货）。 例2：分店订货部：分店续订货订单之更正。 例3：分店商管部：收货之确认、商品之检验、收货差异通知单之签发、及退货。 例4：总公司财务部：厂商发票之收受、付款之审核、进货发票差异通知单（含数量或单价）之签发、货款之支付。 例5：商超给厂商的第一张订单一律由总公司采购部发出，其后续订货之订单可分别由总公司或分店来订货。一般而言，商超总公司之采购主管会尽量将续订之工作交由分店订货部来执行，毕竟续订货并不涉及交易条件（例如：价格，促销，付款条件，包装及运送条件等）之协商。然而在下列情况，商超总公司采购主管会决定将续订货之工作交由他们自己来执行。 （1）商品之供货情况呈现紧张状态。 （2）商品有特别重大之促销活动。 （3）商超总公司采购部协理对厂商有特殊之采购承诺。 厂商如果了解以上的商超商业系统，就会很容易地知道在状况发生时，应 向哪一个单位联系，并尽速解决问题。 2、了解商超的采购作业系统： 通过“商超采购作业流程图”了解商超的采购管理和流程，商超的采购工 作通常全交由商超总公司采购部的采购主管负责，分店订货部负责部分商品之续订货工作，这些由分店订货部负责续订货的商品，总公司采购主管决定并输入电脑，由分店的电脑依设定之交易条件及运算公式来度算建议续订货量，主要涉及如下：品名、厂商所需准备交货天数、厂商最低订货金额、续订货日期、商超销售单位、平均日销量、电脑建议续订货数量、订货日期、交货日期等。 第一次交易手续通常比较繁琐，必需经过公司简介，参观工厂或拜访厂商， 签订协议，报价，交易条件协商，厂商及商品资历料建档等工作，这些手续快则数天，慢则上月，全赖双方之需求与配合。有些情况，双方甚至必须谈及包装或规格之变更，因此时间可能拉长，此种情况，双方尚需至必须考虑到季节因素，否则，商品进货时，已近季节尾声。 厂商应提供给商超的文件或资料：（例） 下列文件或资料在不同之交易阶段均为必备者，请勿遗漏，以免影响厂商之交易机会或权益： 序号 文件或资料名称 给予时机 目的 发出单位 收受单位 1 厂商简介及商品目录（包含公司背景，经营理念，公司组织，主力商品，主要客户名单等资料。 第一次或第二次商谈前 介绍厂商本身 厂商销售部 商超总公司采购部 2 商超与可能合作厂商之协议 正式报价之前 确保日后交易无商业贿赂 厂商销售部 商超总公司业务部 3 商超厂商报价单 正式报价时 正式报价中 厂商销售部 商超总公司业务部 4 商超商品一般性购销协议书 第一笔交易前 买卖一般性协议 厂商销售部 商超总公司业务部 5 商超厂商交易条件协议书 第一笔交易前 确定交易条件 厂商销售部 商超总公司采购部 6 建议银行支票存款存折复印本（盖公章） 第一笔交易前 汇款用 厂商销售部 商超总公司业务部 7 商超订单复印本 每次交货时 交货中 运送单位司机 商超总公司业务部 8 增值税发票 每次交货后 收款用 厂商财务部或销售部 商超总公司财务部 9 商超订单复印本（贴有商超收货标签者） 每次交货后与增值税发票一并寄出 收款用 厂商财务部或销售部 商超总公司财务部 10 厂商交易条件变动通知书 交易条件变动时 厂商通知交易条件变动 厂商销售部 商超总公司财务部 商超应提供给厂商的文件或资料：（例） 序号 文件或资料名称 给予时机 目的 发出单位 收受单位 1 商超与可能合作厂商之协议 厂商手册 确保日后交易无商业贿赂 商超总公司采购 厂商销售部 2 商超厂商报价单 厂商手册 正式报价用 商超总公司采购部 厂商销售部 3 商品一般性购销协议书 厂商手册 买卖一般性协议 商超总公司采购部 厂商销售部 4 商超厂商交易条件协议书 厂商手册 确定交易条件 商超总公司采购部或分店订货部 厂商销售部 5 商超订单 订货时 订货用 商超总公司采购部或分店订货部 厂商销售部 6 厂商交货差异通知单 厂商交货24小时之内 通知交货数量或品项之差异 商超总公司财务部 厂商销售部 7 商超进货发票差异通知单 货物短装或价格差异时 通知厂商货物有短装或发票价格差异 商超总公司财务部 厂商销售部 8 商超退货通知单 退货时 通知退货 商超门店商管部 厂商销售部 厂商应注意的其它事项： （1）如何与商超的采购人员联系？ （2）商超的采购人员如何决定是否要采购？ （3）厂商交货的程序如何？ （4）厂商请款的文件有哪些? （5）商超付款时，会不会拖延？ （6）商超