付款报销流程及相关单据填写规定-中关村科技.PDFVIP

付款报销流程及相关单据填写规定 1.目的 为了进一步强化财务管理、明确付款及报销流程、规范原始单据填写，特制定本规定。 此规定仅用于规范财务付款、报销流程以及相关单据的填写，不涉及各项费用的列支标准、 审批手续，具体标准、手续请参照公司相关规定。 2. 付款流程 2.1 公司在册人员需要借支现金时，应填写借款凭证，经按照公司相关费用的管理授权审批 后到财务管理部办理。为了保证现金付款业务的正常进行，如所需借支现金超过 1 万元，应 提前 1 天通知财务管理部。 2.2 公司在册人员领用支票，分两种情况按不同的要求填写单据。 2.2.1 当时已获得发票并办理完报销审批手续的，领用时只需填写支票领用单； 2.2.2 当时未获得发票或未办理完报销审批手续的，应同时填写借款凭证和支票领用单。支 票领用单和借款凭证均按照公司相关费用的管理授权审批后到财务管理部办理。 领用支票经办人需在支票领用登记簿和支票存根上签字。 2.3 公司在册人员需要以汇款等其他方式支付款项的，应提出书面申请，并在申请中注明付 款方式、收款方账号、户名、开户银行等相关资料；按照公司相关费用的管理授权审批后到 财务管理部办理。 3.报销流程 3.1 无论现金、支票或者其他付款形式报销时均需由经手人填写支出报销单，按公司相关费 用的管理授权履行审批手续。涉及借支现金的，直接冲抵借款，多退少补。 3.2 借支现金应在借款后 7 日之内报销，领用支票应于领用后 15 日内报销（第三条（1）中 所述情况需当时办理报销手续除外），逾期未报销者需向财务管理部书面写明情况，经核准 后酌情宽限，否则不能再次借支现金或领用支票。财务管理部会在每月初，对截止上月月末 有借款但未办理报销手续的借款人发出“借款提醒函”，并由借款人及主管领导签字确认返 回财务管理部。对长期催报无效的借款，财务管理部将按公司相关程序上报公司领导处理。 3.3 现金报销时间为每周一、四下午 1:30—4:00。报销现金超过 1 万元，应提前 1 天通知 财务管理部。 4.财务单据填写规定 4.1 财务凭证单据填写的总体要求 4.1.1 各项单据填写应使用钢笔或碳素笔，用蓝色或黑色墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。 4.1.2 各项单据填写要求书写正规的文字与数字。大写金额数字应用正楷书写，力求工整清 晰。大写数字正确书写方式：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、 元（圆）、角、分、零、整（正）。金额小写栏前用“￥”符号封顶，金额大写栏前用“⊗” 符号封顶。 4.1.3 金额数字大小写应一致，严禁涂改。 4.1.4 单据各项内容均应填写完备，不得省略不填。 4.1.5 附件张数按单据的自然张数填写，报销单本身不计算。日期栏应填写业务发生当日日 期，大、小写金额应填写工整，不得涂改，否则视为无效。 4.2 财务凭证单据填写的具体示例 4.2.1 现金借款凭证的填写 领用现金时需要填写“借款凭证”。具体举例如下： 借 款 凭 证 借款单位： XX 部 2010年 5月10 日 借款人 张三 借款形式 ■现金 □支票 借款用途 会议费准备金 人民币（大写） 陆仟元整 ￥6,000.00 事由 赴 开 会，共 人，预计住会 日 会计主管（财务总监签字） 审核 借款单位主管（相关领导签字） 借款人张三 出纳 4.2.2 支票领用单的填写 4.2.2.1 当时已获得发票并办理完报销审批手续的，领用支票需要填写“支票领用单”。具 体举例如下： 支票领用单 领用部门 XX 部 2010年 5月10 日 用途 会议费 金额 叁万元整（￥30,000.00） 财务部门 相关领导 领用部门