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基层单位档案工作记录短缺问题及解决措施 基层单位档案工作记录包括档案工作的计划、总结。 档案日常管理登记、统计，档案工作的手续证明，档案管 理网络图，档案规章制度等，它们可以保存于纸质、声像 和电子等不同介质材料上。 基层单位档案工作记录是单位开展档案工作的全面的 真实记录，可以反映基层单位和档案员进行档案日常管理 工作的详细情况，可以体现基层单位对档案工作的态度和 投入，也可以揭示档案工作者的工作态度、业务熟练程度、 工作数量、进度和质量。基层单位档案工作记录可以为档 案工作研究提供准确的数据，可作为新档案员学习业务的 “工具书”和实际操作样本，也是档案工作考核的重要指 标。 一、基层单位档案工作记录短缺的四种情况 1、档案工作的计划、总结短缺。基层单位档案工作没 有列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档 案工作没有正式的年度计划、总结。例如，平谷区档案局 在年底对基层单位档案执法检查中发现，有30%的基层单 位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结，基 层单位专职档案员中有80%的人没有制订正式的全年档案 工作计划，95 °%的专职档案员中以年底执法检查自查报告 作为档案工作年底总结。 2、档案交接手续短缺。这里指的交接手续有两种，一 种是档案员调整交接工作时的手续，另一种是业务科室向 档案室交接档案材料的手续。第一种手续全部有，但不规 范，手续内容和样式不统一；第二种手续，多数基层单位 缺少或不正规。据平谷区档案局年底档案执法检查第二组 统计，第二组共抽查了 17家单位，其中有三家单位更换了 档案员，且全部做了交接手续，但只有民政局一家交接手 续上有交接两人签字和领导作为见证人签字。另外第二组 检查发现，20%基层单位专职档案员收集业务科室档案材 料时给对方写张收条留给对方；50°%档案员直接拿走不给 办手续，只是在自己的本上做个总数记录；30°%档案员既 不给业务人员办手续，自己也不记录。 3、档案室日常管理工作记录短缺。档案室日常管理工 作包括“八防”工作、安全检查工作和档案利用工作。基 层单位档案室中，经常出现日常管理工作或记录不齐全或 内容不完整或形式不正规的现象。例如平谷区档案局在年 底档案执法检查中发现，只有1 5%的基层单位有投放鼠药、 防虫药的记录，但不规范，有10%的基层单位有安全检查 记录，但其内容记录不详细。基层档案室全部有温湿度记 录本、借阅登记本、利用效果登记本，但完全按要求作记 录的只有50%的单位。 4、档案宣传工作记录短缺。档案宣传可以通过会议学 习、组织档案知识答题、档案知识竞赛的形式进行，也可 以通过展览、展示的形式进行，还可以通过举办各种专项 活动的形式进行。基层单位开展档案宣传工作时，极少有 文字记录、声像记录齐全的。例如，平谷区基层立档单位 85°%在党委会议或机关全体会议上学习过档案法律、法规 或有关档案文件，这些单位中，95°%会议记录上有记载， 98 °%没有声像记录。平谷区基层立档单位40°%组织过档案 知识竞赛或答题，但它们只保留试卷或文字记录，全部没 有声像记录。平谷区基层立档单位20°%举办过档案展览或 展示，它们中有90°%文字记录，但全部没有声像记录。 基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问 题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了 基层单位档案工作的发展、进步。如没有档案工作计划、 总结，使得基层档案工作杂乱无章，没有连续性，造成单 位领导不了解档案工作数量和进度，那么领导在安排工作 时就没有给档案工作留有必要的时间，所以档案工作就不 可能按要求完成，即使完成工作数量。但质量也不高。如 没有档案基础业务工作记录和宣传记录。考核时就无法证 明有些工作开展与否。如果没有档案交接手续。发生档案 丢失就无法分清责任。 二、造成基层单位档案工作记录短缺的原因 1、思想不重视，档案意识淡薄。基层单位领导对档案 工作的态度，直接影响档案工作的开展。有些领导没有认 识档案工作的重要性，认为只要按时归档。不丢档案不少 档案，检查时不出问题就行，档案工作不计入年底考核。 这种态度直接造成机关或主观部门工作计划、总结内容没 有涵盖档案工作，机关从不宣传档案工作。档案员没有按 要求开展档案基础业务工作，档案员频繁变动没有办交接 手续。所以出现档案工作记录短缺的现象。 2、档案员兼职太多，变换频繁。基层单位档案员兼职 过多，没有时间、精力按要求开展档案工作，导致工作效 果大打折扣。频繁变换档案员，新档案员缺少系统的上岗 培训，导致新档案员不熟悉档案工作，多数业务没有开展。 这两种情况造成基层档案工作记录记录短缺。 3、档案工作规范标准不完善。档案工作规范标准多年 没有改动，原有的档案工作规范要求不严，工作记录没有 统一的全面要求，己经不适应当前档案