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办公费用控制管理办法 第一章 总 则 为规范公司办公费用的管理，在保证日常办公需要的同时节约办公费用开支，特制定本办法。 本办法的办公费仅适用于个人办公或低值易耗用品、公用办公用品这两项经费。 个人办公用品或低值易耗用品：笔、笔芯、订书钉、回形针、信纸、信封、胶水、橡皮擦、N次贴、软面抄、笔记本、文件夹、盒等； 公用办公用品：打印纸、订书机、计算器、档案袋、凭证打印纸、三层或四层打印纸、晒图纸、各种印刷的表格、帐册、打印机复印机零部件更换等。 总经办负责定点供应商确定，签订购销合同，负责办公用品的采购、入库、实物管理、出库、负责办公用品和耗材的定期盘存，并向财务部提供盘存报告，负责办公用品费用报销。 总经办在选定供应商时，应通过多种途径确保办公用品优质保量。 财务部负责办公用品费用核算和帐务处理并对办公用品盘点进行监盘，负责与总经办一起进行帐面资产核对。 各部门负责在部门费用额度内提交每月办公用品需求计划。 第二章 采购及发放程序 第六条 各部门、各子公司根据办公用品费用额度标准和员工需求于每月25日前填报《 年 月份办公用品购置计划申请》，经部门负责人签字后报总经办。 总经办对各部门计划汇总后报主管领导审批确定采购计划。 总经办采购人员根据确定的定点供应商电话联系进行办公用品采购并要求对方开具增值税专用发票。原则上各部门不得自行购买办公用品和耗材，特殊情况下需要自行采购的须打申请报告，经过公司主管领导同意，否则财务部不予报帐。 办公用品采购到位须经两人办理验收手续，由总经办填写《办公用品入库单》办理入库。 各部门于月底最后五个工作日内，填写《办公用品领用申请单》至总经办领取计划内的办公用品。原则上每个部门只能领取部门计划内的办公用品，总经办在发放办公用品时应进行计划核实，对于计划外的，原则上不予发放。 总经办发放办公用品之后根据实际出库情况填写《办公用品出库单》，并于次月1日前将《办公用品出库单》交财务部作帐务处理。 第三章 办公用品和耗材盘存 第十二条 总经办负责每月26—27号对办公用品进行盘点，财务部派专人进行监盘。 第十三条 盘点结束后，总经办负责将盘点结果与入库、出库和结存帐目进行核对，提交办公用品盘存报告（主要对查明帐实不符的说明原因） 第十四条 盘点发生盘亏情况的，经总经办与财务部联合查实后，确认是因保管人员管理不善造成的短缺，由保管人员按采购价格承担赔偿责任；对于由客观原因造成的盘亏，报主管领导批准后，作为资产损失进行帐务处理。 第十五条 盘点发生盘盈情况的，经总经办与财务部联合查实后，填《办公用品入库单》办理重新入库手续后进行帐务调整。 费用管理规定 第十六条 对于个人办公或低值易耗办公用品采取定额制即依职务等级（以公司下发的职务任命文件为准）分别享受不同的办公用品费用标准。 各员工的费用额度标准不单独使用，以部门为单位计算定额。（即：依员工人数和费用标准累加形成部门月度个人或低值易耗办公用品费用标准） 部门个人或低值易耗办公用品费用不滚动累计，当月费用未使用完的不滚动至下月使用。 个人或低值易耗办公用品具体费用标准：公司副总经理及以上人员15元/月，公司部门经理10元/月，其余人员8元/月。对于个人办公或低值易耗办公用品的月度费用额度核定，由各部门根据人员进行初步核定，总经办根据人力资源部提供的在册人员数量进行核定。 总经办须关注市场价格，同时要定期对供应商进行评估甄选，适时变换或更换，以所购办公用品质优价廉，控制费用支出。 第十七条 各部门在制定计划时，应按人员增补需求将新员工的办公用品列入计划表，新员工的办公用品需求费用单独计算，不计入部门费用额度标准。 第十八条 财务部应根据总经办的数据每月将各部门各子公司办公用品支出情况和进度向各部门及子公司通报并由各部门各子公司分摊，以协助各部门进行费用控制，降低管理成本。 第十九条 总经办每年年初根据与供应商签订的购销协议向各部门负责人公布一次各办公用品的采购价格，以保证各部门按公用及个人和低值易耗办公用品额度提交需求计划。 第二十条 对于常用或更换频率较高的品种设置一至两个常用计量单位的库存作为安全储备，以备不时之需。 第五章 违规处理 第二十一条 对于部门未经主管领导批准而超费用标准提报办公用品需求计划的，总经办有权不予采购，并要求责任部门按费用标准重新提报计划。 第二十二条 总经办进行办公用品发放时未按计划发放造成费用超支的给予相关责任人100元/次的罚款。 表格： 年 月办公经费计划申请 部门： 填表日期： 编号 名称 规格 单位 数量 备注 经办人： 部门负责人：