某公司行政管理制度.docVIP

PAGE PAGE PAGE 11 - - 行政管理制度 第一章 文件管理制度 第一条 总则 1．1为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。 1．2公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。 1．3公司全体员工都应发扬结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。 1．4文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由文秘统一发放、传递、和立卷归档。 第二条 文件分类 2.1 类别 2.1.1制度类：如制度、规章、规定、办法、通知等 2.1.2申请类：申请、报告、批示等 2.2 文件用途 2.2.1规定:发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。 2.2.2决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 2.2.3通知:转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。 2.2.4通报:表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。 2.2.5请示:向上级请求批示与批准，用“请示”。 2.2.6向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 2.2.7批复。答复请示事项用“批复”。 2.2.8函:商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。 2.2.9会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三条 发文 3.1发文程序 发文程序：包括起草、校对、签发、发送、归档等。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工作单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。具体详见文件审批流程图。 3.1.1起草：发文的草稿由总经理指定专人撰写，文稿拟成后，拟稿人填写《发文稿笺》，经管理部负责人核稿后，到总经理再次核稿和领取文件编号，审批，是否要求会签。 3.1.2 会签：发文对涉及管理范围或事关重大涉及面广的内容应让相关部门负责人会签。 3.1.3 发送：经各部门负责人会签完毕，总经理审批后，由文秘统一按发放对象发文发送。 3.1.4 文件经装订后由文秘按发文稿笺上注明的发放对象发文，整理归档，并请收文人员在《收文登记表》上签字。 3.1.5 收文部门做好传阅工作。 3.1.6 文秘保存原稿、发文稿笺，并做好归档整理工作。 3.2内部发文流程: 拟稿人→管理部经理核准→总经理审核→ 文秘统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 3.3对外发文流程: 拟稿人→管理部经理核准→总经理审核→总经理审批→文秘统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 第四条 文件格式 4.1文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。 4.2文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 4.3发文字号包括代号、年号、顺序号。 4.3.1公司各部门对内发文代号为：金环球地产XX1字〔XX2〕第XX3号,XX1为部门简称，XX2年份,XX3为公司各部门收(发)文流水号,具体简称如下： 管理部 金环球地产管字〔2007〕第 号 财务部 金环球地产财字〔2007〕第 号 销售部 金环球地产销字〔2007〕第 号 设计部 金环球地产设字〔2007〕第 号 策划部 金环球地产策字〔2007〕第 号 4.3.2以公司名义对外发文代号为:金环球地产总字〔2007〕第 号 4.4文件必须盖章或签字。 4.5密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 4.6紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。 4.7文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 4.8发文单位必须注明全称。 4.9多页文件应标明页码。 4.10文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 4.11文件纸一般使用A4型。 第五条 收文 外单位来文均由文秘收文，一律使用《收文登记簿》登记，根据文件属性及时分送相关部门。 第六条 其他 6.1时限要求： 6.1.1特急：限４个工作时内完成。 6.1.2急：限８个工作时内完成。 6.1.3平：限１６个工作时内完成。 6.2文件的保密要求： 6.2.1绝密文件：阅后，不能