管理沟通PPT课件第八章管理群体与会议沟通.pptVIP

会议主席的职责 促进讨论 讨论，提问 处理不同意见 ·澄清观点； ·分析分歧原因； ·了解协调的可能性； ·展开全面的讨论，把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下； 作出决定 会议开始 ——常用的介绍方法： ◆ 自我介绍 ◆ 互相介绍  ◆ 主席介绍 ◆ 名片介绍 会议中可应用的技巧： ◆ 造成“我群感”； ◆ 深究所有与会者参加会议的，归类； ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系；  ◆ 利用与会者的经验、专长； ◆ 对与会者的错误采取宽容态度。 得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题 2. 其他与会者的角色 决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事 七、会议的组织准备工作 1. 确定会议主题和目标  2. 制订会议活动计划  3. 制订会议议程  4. 发放会议举办通知 5. 会场布置安排 ◆ 会场的选定  ◆ 会场内设备的准备 ◆ 会场的布置 八、会议议程 “议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”  □ 会议时间(开始时间、结束时间)和地点 □ 会议目的 □ 会议议题的顺序 表7.4 会议议程实例  M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：30——3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程 1．公司第四季度销售情况； 2．上次会议记录；3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告；5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告；7．下次会议日期、时间、地点。? 附件1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号； 3．关于软件问题的短文。 议程设计的原则 明确议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料 会议记录 充分了解会议主题、目的和议程 可以采用多种方式记录 记录时要紧跟会议进程 及时确认要点，澄清含糊不清的观点 避免夹杂自己的主观意见 会后校对 会议记录 （表7.5 会议记录形式实例） M计算机公司 一号项目第6次检查会议纪录??时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行，下午2：30开始。? 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。? 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。??上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。 ·同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。 ·完成的时限：下次会议前。??进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。 ·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。 ·完成的时限：2001年12月21日??下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大厦第二会议室举行。 有效会议的组织 会议效果的影响因素： 会议目的不明确 会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈 组织有效会议的策略： 不搞形式主义 明确会议的目标 提前分发会议备忘录 选择适合的与会者 控制会议进程 发给会议简报 讨论题： 1、策划以下三种具有代表性的会议，说明你应当考虑哪些问题来保证会议的有效性。可以从以下问题来考虑： （1）会议应在哪里召开？（2）座位、房间怎样布置？（3）会议前应当通知哪些事项？何时发出通知？（4）会议前和会议间你准备为会议成员提供哪些资料？ 三种会议分别是： （1）新近组成的小组每周召开一次例行会议，讨论下一个星期的工作计划安排。 （2）组织内部将实施一项新政策，召开由你的