商务接待和企业活动规范管理办法(终稿).docVIP

PAGE 1 商务接待和企业活动规范管理办法 商务接待 接待目的 商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。 为规范公司商务接待活动，提高商务接待人员的素质要求，并保证商务接待活动顺利完成，特制订本办法。 范围 本办法适用于公司所有商务接待活动的管理。 商务接待管理 总经办是公司商务接待活动的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由总经办统一安排。 商务接待工作原则 1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚 持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。 2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。 3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。对各项商务接待费用实行预算管理，由总经办经理根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由总经办负责人另行审批。 商务接待职责与分工 1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。 2、接待内容包括：交通安排、住宿、餐饮、接待、洽谈、参观介绍、行程安排及招待服务等。分工如下： ① 总经办行政文员：负责来宾交通、住宿工作； ② 秘书：负责来宾行程安排、餐饮、接待、参观介绍、洽谈并陪同始终； ③ 前台文员：协助行政文员完成交通安排，协助秘书完成餐饮接待、商务宴请工作； ④ 总经办经理对接待工作负有全面责任； ⑤ 来宾工作对接相关部门全力配合并派专人全程陪同。 商务接待流程与计划 公司高层 公司高层 下达接待任务 总经办经理 接收并安排接待工作 相关部门 协助总经办工作 行政文员 安排交通、住宿等 秘 书 安排行程、餐饮等，全程陪同至结束。 1、总经办经理在接到公司领导通知或相关部门来访预约任务时，应了解来宾基本情况：来宾单位、来宾职务、来访具体时间、来访人员联系人和联系方式、本地逗留日期、目的，并下达接待任务给总经办秘书。 2、总经办秘书主动接洽来宾联系人，确认来访人员详细信息，包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、是否需要订房、订票、接送等。 秘书根据来宾情况及时向经理汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。在这基础上填写《商务接待申请表》，此外，还应告知我方联系人姓名和联系方式。并按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、总经办行政人事助理根据情况提前预定车票、机票以及酒店，并将相关信息告知秘书，以便秘书及时反馈给来宾。 4、总经办秘书根据来宾情况合理安排接待标准；并在酒店房间内准备相关资料、茶水等。根据计划、安排来宾游览路线、购物、娱乐项目等。 6、前台文员根据情况提前安排好接待所需车辆并告知总经办秘书，负责接待任务的司机须保证车辆清洁和安全性能的良好。司机车辆听从总经办经理和秘书协调安排，统一调度。 7、特殊会议，总经办须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。 七、接待经费 公司所有商务接待费用均由总经办秘书负责报销和借支。总经办秘书根据接待计划提前申请借支单，按照借支流程走审批；接待完成后15个工作日内，完成经费报销流程。 若在接待中产生无发票的接待费用，取得总经办经理和财务人员同意后，可使用其他发票替代。 八、注意事项 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。 企业活动 定义解释： 企业活动就指由企业或公司名义组织的各种各样形式的活动，如排号活动、开盘活动、培训会议、接待活动、趣味活动、年会、集体聚会、户外拓展等。 活动分级 公司层面 部门层面 适用范围 全体在职员工 活动计划与流程 公司层面 发起部门拟定活动计划和活动流程，并提前发出通知，所有在职员工配合计划的完成。计划中，有安排工作的员工，全力配合发起部门做好工作；若计划中，无工作安排，均视为后勤保障人员，配合整个计划的安排和调度。 活动流程按拟定方案执行。 2、 部门层面 发起部门提前告知相关部门或个人活动计划与流程，以便相关部门或个人提前做好配合准备工作。 活动流程按拟定方案执行。 第三章 考 核 考核方式 1、 公司层面活动 员工一次缺勤，扣当月绩效15分，年