会务项目管理方案.doc

PAGE PAGE 10 会务项目管理方案（第二版） 姓名 学号 日期 2011.12.08 作业1：会务项目管理 背景：大学毕业之后，你进入一家世界500强企业，该企业的子公司遍布全球，共有121家子公司。你供职于该集团在上海的子公司。你被分配到行政部，岗位为行政助理。2012年8月15-17日，集团公司半年度经营工作会议将在上海举行，你的上级安排你作为会议组织的主要负责人，并要求其他部门配合你工作，让你拟定一份会务安排方案。把所有应该考虑的因素全部考虑进去，限期拿出方案进行讨论。 项目管理目标从2012年8月15日至8月17日，在一定的资金投入下，保证我集团公司所有参加会议的人员能在上海顺利进行我公司集团的年度经营工作会议，并且收集、整理到会议讨论的内容，并进行总结。 任务的分解 会务安排方案100 会务安排方案100 接机110 酒店120 餐饮130 会场140 会议资料收集150 了解接机时间及到来人数111 安排接送车辆，以及数量112 安排司机 113 联络酒店人员预定房间121 了解机场与酒店的距离122 吃饭场所131 在限定资金下提出合适方案132 对特殊情况进行处理133 选取会场141 布置会场142 选定某些人对会议资料收集151 安排接机时的联系人114 会议时间安排册子123 贴账143 对资料进行整理152 旅游与购物160 在限定资金下寻找合适景点161 较近，且适宜半天的观光162 安排购物的地点（自费）163 酒店签到地点124 紧急情况处理115 贴帐116 贴帐125 贴账134 贴账153 贴账164 预定返程机票170 安排返程票的预定171 安排司机172 贴账173 分配责任整个会务安排方案可以分为若干个任务由不同的人员执行。接机、订酒店、安排餐饮、安排会所、安排资料的收集、安排旅游观光、预定返程机票、付款、安排紧急情况等明确分配到不同的人员或团体中去。团体也相继对任务进一步分配给每个人，细分任务，达到“各司其职”的目的。 工作顺序安排整个3天的会议顺序拟定为：订酒店→接机→安排吃饭→安排会所→安排资料的收集→安排旅游观光→预订返程机票。关键路径：安排资料的收集。里程碑事件：会议的顺利结束。 时间、成本和质量计划（包括时间、成本和质量的控制）I. Scope Management 范围管理 主体任务：举办会议。 层面：接机（航班）、酒店、吃饭、会场、会议资料的收集、旅游观光、预定返程机票、贴账。II. Time Management 时间管理 总时间：3天（2012年8月15日至8月17日）。 时间安排：接机（8月15日上午）、会议举行时间（8月15日下午、8月16日上午及下午）、上海游览胜地（8月17日上午）、返程时间（8月17日下午）。 时间的控制：如果会议持续时间比预计的时间长，则可将8月16日晚上的时间作为会议时间。III. Cost Quality 成本管理 资源计划：从其他部门中选定几个熟悉某一块的人员，并且分别执行任务层面（接机、订酒店等）；合理将资金分配成几部分（接机需要安排的车的租金，酒店的各种费用，吃饭需要的费用，会场的租金以及安排会场的费用，选派几个人对会议资料收集的费用、观光游览需要的门票的费用等等）。 成本估（预）算：对事务的几个层面的开销进行预算（必须考虑到会议参加的人数，并对资源计划中的各项任务开销的预计费用进行求总，并且另增一部分尚未预计到的紧急情况的一定适当的额外费用）。 成本控制：在该项目进行过程中，严格控制资金的消耗。若在三餐中前两天已经消费了大量而且几近超过预算，那么在第三天可以安排其他较为便宜的几餐；若在其他尚未料到的地方消费过多，那么可以使观光上海的费用适当减少，比如前往门票价格较低的观光景点。 成本估算表及图表： 层面 投入资金（元） 备注 110接机 8700 已考虑到了特殊情况 120酒店 650200 包含早餐 130吃饭 45650 140会场 5400 150会议资料收集 200 160旅游 56700 170预订返程机票 381300 总计 1148150  成本管理计划：安排2至3人或一个小的团体对成本管理进行实施。IV. Quality Management 质量管理 质量计划：保证会议的顺利进行，与此同时，使参与会议的人员能在上海享受与游览胜景。 质量保证：全过程管理该方案的进行，对负责任何一块的执行者进行全面监督。 质量控制：如果出现了新的变化，执行者能够通过应急预案进行滚动式的调整，制定相应的处理方式和措施。V. Risk Management 风险投资