合同归档的方法.docxVIP

合同归档的方法 　　档案论坛→『交流天地』→『咨询服务』→合同如何归档？　　合同档案管理办法　　兴进公司管理标准　　BP/　　合同档案管理办法　　XX-11-16发布XX-11-16实施———————————————————————————　　兴进公司发布　　前言　　为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。　　本流程由成本管理中心负责制定、解释。本流程主要起草人：于卉　　本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明　　俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛　　本流程批准人：罗欣　　本流程首次发布日期：XX年11月16日本流程发送部门：公司各部门　　更改历史　　目录　　1目的··········································································································································32适用范围··································································································································33职责··········································································································································34合同的保管方法·······················································································································35支持文件···································································································································66相关记录···································································································································6　　1.目的　　作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。　　2.适用范围　　本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。　　3.职责　　成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。　　公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。　　4、合同的保管方法：　　合同保管应遵循下列原则及时归档原则；完整保存原件原则；便于查找原则。合同保管的范围：合同；合同审批表；　　合同订立与履行过程中的所有书面材料。　　上述材料应妥善完整保存。合同保管部门　　公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。　　成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进　　行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。　　成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部　　应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保　　留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有。　　各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档　　案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有。　　合同的归档　　经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同　　其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理