合同归档注意事项.docxVIP

合同归档注意事项 　　合同分类：　　一、出租类合同　　二、基建工程类合同　　三、服务类合同可按部门归档：杂志赞助、企业装修、固　　定资产　　四、通用厂房：通用、智能交通土地转让、大润、汇祥　　五、数字园、慧谷　　所有合同扫描件给财务，复印件签收　　合同如有更改重签，必须收回原合同。　　租赁合同注意签约主体开票问题合同中租金、物业费　　如投资协议书中涉及达到销售额，第二年租金减免的，不能直接在续租合同中减免。　　资料归档相关注意事项讨论　　目前轨道交通一般有总体设计、初步设计、招标设计、施工图、施工配合5个阶段。负责市域铁路勘察、总体设计、初步设计、招标图设计、施工图设计、设计变更等协调管理工作，组织相关专题研究。　　1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。　　工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。　　工程文件收发及管理规定　　为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。　　工程文件接收各单位提供给工程部的工程文件由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。　　工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。　　档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。　　档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐，并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。　　登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。　　对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。　　档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。　　工程文件资料发放　　分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。　　注意呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。　　档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料，档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。　　分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。　　为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。　　设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定　　设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。　　设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。　　凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。　　4档案部门职责　　参建单位应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目承包商项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。　　由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。　　建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。　　施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理