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深圳市万科房地产有限公司 SHENZHEN VANKE REAL ESTATE CO., LTD. 工程文件管理作业指引 编号：VKSZ/WI/DC002 版号：A/1 页码：第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 6 页 工程文件管理作业指引 编制 朱 蓓 日期 2002-8-23 审核 唐激扬 日期 2002-8-23 批准 刘荣先 日期 2002-8-23 流 程 要 素 流程目标： 流程时间要求 流程监控点数目 流程主要责任岗位 流程涉及职位数目 修订记录 日 期 修订 状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 2002-10-24 A/1 5.2、5.2.1、5.3.1、5.4.2 朱 蓓 唐激扬 刘荣先 房地产E网-房地产物业管理资料库 HYPERLINK 资料均来源于网上， HYPERLINK / 房地产E网只负责收集、整理，但不能保证资料的完整性和准确性。如果您认为侵犯了您的权利，请您直接与我们联系。感谢原作者所作出的努力！ 目的 规范项目经理部文件资料的管理，确保工程文件的充分、适用和有效性。 适用范围 适用于项目经理部文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁及归档。 术语和定义 工程文件：在此特指公司、监理单位、施工单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。 标识文件：对文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。 职责 项目秘书，负责文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档并协助完成工程竣工档案验收事务。 项目经理部各专业工程师、成本管理人员、设计责任人及项目报建人员，负责工程文件的形成、积累、送审、移交归档。 项目总经理，负责工程文件的审核、批准。 总经理办公室，负责接收项目经理部移交的文件及竣工档案。 工作程序 文件收集 项目经理部日常工作中产生的文件由项目秘书登记归档。移交到项目秘书的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。移交时要填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。 属于项目报批报建的申请文件及政府批文及合同原件，一律由项目秘书移交总经理办公室，项目经理部可复印备查，归档范围按《质量记录及档案管理程序》执行。 收文：项目经理部所有收文，一律由项目秘书统一登记处理，参照《文件收发控制程序》执行。 文件登记标识 项目秘书负责文件的登记标识，每份文件均要标注编号，需要区分版本的，要标注版本标识。 文件编号规则： 项目名称缩写 (小写数字表示期数) 文件分类缩写 例：文[金色1]-SJ -001 文件顺序号 附表一：工程文件类别及记录编号对照表 序号 文件属类 记录编号 备注 施工图纸 文[__]-TZ- 项目简称参见《质量记录及档案管理程序》及公司颁布的新开发项目规范化简称。 设计变更（设计院） 文[__]-SJ- 设计通知单（万创公司） 文[__]-VC- 顾客要求变更审批单 文[__]-GK- 工程业务联系单 文[__]-LX- 工程业务指令单 文[__]-ZL- 设计工程变更审批单 (与2、3、4、5、6一同存档，编号一致) 变更执行情况一览表 文[__]-BG- 增加工程现场签证审批单： 总包土建类： 总包安装类： (以上两类如只有一个总包方，单位区分可以省略) 其他工程类： 文[__]-QZ(土建/单位)- 文[__]-QZ(安装/单位)- 文[__]-QZ(其他)- 工程合同副本/复印件及采购资料 文[__]-HT- 会议纪要或决议 文[__]-JY- 向政府部门的申请报告及批复（复印件） 文[__]-ZF- 施工组织设计/图纸会审纪要 文[__]-SG- 材料设备验收单 文[__]-YS1- 工程验收报告 文[__]-YS2- 其他来文 收字2002-001 其他发文 发字2002-001 文件有效版本标识 如收到的文件已有版本标识，则照实登记。 无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从0、1…到9依次递增，版本由A、B…到Z依次递增。 工程文件的发放、回收与失效文件销毁 文件登记标识后，项目秘书填写《文件交接登记表》，根据批示或职能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。 当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回收作废版本的文件，同时发放新生效版本，回收情况填写《文件发放回收记录表》，并签名确认。 项目秘书回收失效文件后，如需要存档