职业化经理助理与秘书的技能培训.docVIP

海信集团 职业化经理助理与秘书的技能培训 讲师：舒音 2002年10月19—20日 青岛 “告诉我，我将会忘却； 教我怎么做，我也许会记住； 让我参与，我能够牢记并理解。” 心有灵犀一点通 假如您有一个苹果，我也有一个，彼此交换后，各人仍是只有一个苹果； 假如您有一种思想，我也有一种，彼此交换后，我们每个人都有两种思想。甚至，思想经过碰撞后，还可以产生两种思想之外的东西。 本讲义并非是一本教科书，它只是工具，可以帮助您： * 认真思考培训中提出的问题； * 记录讲师的讲解过程； * 记录下您的理解和瞬间的有益思路，帮助您在今后的工作中应用。 注意： 为了更好的保证培训进行，希望您能认真地听取讲师讲解及他人的发言，积极参与讨论和练习，而不要急于在本教案中寻找答案。 职业化经理助理与秘书的技能 助理/秘书职业的职业化 1．什么是现代职业秘书/助理？ 2．职业秘书/助理的作用 3．职业秘书/助理应掌握的基本工作方法 4．职业秘书/助理必备的工作工具 5．职业秘书/助理应具备的职业素质 6．职业化秘书人员与非职业秘书人员的特点比较 电话沟通技巧 1．您的声音、态度和姿势 2．成功地树立企业形象 如何职业化地接听电话 学会处理难应付的情况 档案管理 企业内不同部门的档案特点 实用有效的办公室档案管理 办公室档案管理的基本原则 办公室档案管理系统 档案载体与标签  时间管理 工作中常见的五种类型“时间观念”分析 自我分析时间管理，找出问题 个人工作计划 任务优先权的分配原则 有效的时间管理工具 6.信息传递与交流工具 沟通与协调的技能 沟通的目的 沟通的原则 沟通的基本方法 沟通的误区与障碍 沟通的技巧：倾听、表达、提问 团队合作 第一章 助理/秘书职业的职业化 1．什么是现代职业秘书/助理？ 2．职业秘书/助理的作用 3．职业秘书/助理应掌握的基本工作方法 4．职业秘书/助理必备的工作工具 5．职业秘书/助理应具备的职业素质 6．职业化秘书人员与非职业秘书人员的特点比较 什么是现代职业秘书/助理？ 秘书/助理是在决策者和私人身边，承担着沟通信息、辅助决策、掌管公文和处理日常事务工作的人员。 今天的秘书/助理工作已不再局限于其传统模式： 打字、作记录、转接电话、接待客人…。随着国际国内市场竞争的日益激烈，各企业对秘书/助理的要求日趋严格；现代化信息技术的迅速发展，也给秘书工作带来巨大变革。现代秘书/助理职业已经成为充满挑战和变革的职业。 职 业 分 析 * 职业秘书/助理的作用 * 职业秘书/助理应掌握的基本工作方法 * 职业秘书/助理必备的工作工具 * 职业秘书/助理应具备的职业素质 * 职业化秘书人员与非职业秘书人员的特点比较 1．职业化秘书人员与非职业化秘书人员的特点比较 职业化 谋生手段 2. 选择工作的结果 3. 维护企业与职业利益第一 具有良好的个人素质 按职业的社会概念规范个人行 为，包括言谈举止，穿着打扮 6. 严格区别职业要求与个人生 生活，上下班不一样 7. 受过职业技能训练 8. 能在短期内熟悉新行业知识 9. 工作选择面广，任何行业都能从事秘书工作 10. 较高的职业敏感 11. 目标观念强，会自我安排工 作 12. 分析问题，解决问题的能力 较强 13. 管理与自我管理能力强 非职业化 谋生手段 生活的需要结果或被动被选择的结果 维护个人利益第一 具有一般的个人素质 按个人的爱好和习惯规范行为包括言谈举止，穿着打扮 将个人生活与工作混为一谈，上下班一样 未受过职业技能训练 常常有较强的某行业专业知识 工作选择面窄 按指示办事，没有职业敏感性 目标就是完成任务 常常将问题推在别人身上 服从管理，但自我管理能力差 2. 秘书/助理的作用 秘书/助理应把上级或同一工作团队中其他人员从繁忙的办公室事务中解放出来，使他们集中精力去做的他们的职责范围内的工作。 是信息中心：收集和传递信息是秘书/助理的首要工作 是协调部：秘书/助理处于中介地位，枢纽地位，联系上下、左右、内外 是行政助理：现代秘书/助理工作中包含许多上级要做的工作，尤其是承担不必上级亲自操办的办公程序细节和其他事务，以减轻上级繁忙而大量的工作 代表企业的形象：秘书/助理是外界了解企业的窗口 是经理的得力助手：不可缺少的左、右臂 3. 助理/秘书应掌握的基本工作方法 案例：如果我是小迟， 我是职业化的助理，我会怎么做？  合理布置你的办公地点：这对工作效率的高低至关重要 例： * 你的办公桌放在某个地方是否合理？ * 你的工作空间附近和经过办公室的通道是否合理？ * 档案箱离办公桌的距离多远？你和同事使用档案箱的频率有多高？ * 是否存在效率更高的布置办公室的方式(提建议前要先画一张办公室草