怎样设计“仪表盘”来监控项目？.docVIP

怎样设计“仪表盘”来监控项目？ 　　[内容提要]量化管理会使项目管理水平大幅上升。但随着度量数据的增加，如果没有适当的数据抽取和显示方法，管理者反而会被淹没在数据的海洋中。能否象汽车一样用“仪表盘”形象地显示运行参数，让管理者对项目的运行状态一目了然?本文介绍的“项目仪表盘”就是这方面的一个实践结果;作为一种管理工具，它可以方便地显示项目状态，特别适合于组织级项目管理者使用。 　　1 能像“汽车仪表”一样监控吗? 　　2006年神州数码的西安开发基地已经有500多人的规模。随着CMMi4过程改进工作不断深入，量化管理逐步成型。在使用IT系统集中管理项目信息之后，组织级的项目管理力度有了明显提高。同时，以数据为基础的分析和决策，使项目经理的管理水平很快提升，最明显的一个感觉就是项目经理都开始习惯于用具体的数据“说话”，用形象的图表分析。 　　但是，随着度量指标逐渐增多，原始数据不断积累，项目的相关数据越来越多。这些数据虽然能准确地“描述”一个项目的各种细节，但却不利于快速出勾勒项目的“整体”轮廓。 　　特别是对于组织级的项目管理者来说，需要快速了解项目“运行状态”。在项目数量少时候，尚可一个一个地去查看数据;但面对着数百个项目的时候，这么多繁杂的数据会使人从心底里想“敬而远之”。最明显的现象，就是大家逐渐又恢复了抓起电话直接问项目经理的习惯：“喂，项目怎样了?”。 　　这时我们突然意识到，再这样下去会被完全淹没在数据的海洋里。如果结果是这样，辛辛苦苦收集的度量数据价值何在?或者，也许是我们自己的做法出了问题，不会正确使用这些数据? 　　就这个问题，管理者、项目经理和过程改进小组进行了讨论，过程改进小组详细介绍了收集了哪些原始数据、这些数据之间的关联，以及它们反映的项目特性，并强调了每一个数据的重要性。从过程改进组的角度来说，这样的意见是专业和负责的。但是，从项目经理和管理者的角度来说，对这么多的指标及其相互之间的复杂关联仍然感觉“头晕”。 　　能否用最少的几个关键指标说明项目的整体情况呢?就像开汽车，虽然汽车运行中的各种参数非常多，但仪表盘上只要显示速度、转速、油量、水温等基本信息可以确保正确驾驶。对于刹车、离合、机油和安全气囊等其他信息，只在有问题的时候报警。这样驾驶者就可以将注意力集中方向、速度和道路情况上，而不必去关注大量的数据。 　　“要是能用个仪表盘一样的东西把项目最主要的数据信息显示出来就好了!”。经过讨论，认为这是可行的。基本思路大概如下： 　　对于项目最基本的进度、成本、质量和变更等最重要的基本数据，形象地显示在仪表上，应该一眼就可以看到项目的进展状态; 　　对于一些重要参数，设定其偏差控制的上/下限;根据其运行中的偏差状态，给出警告;管理者可以进一步检查哪个部分出问题了?深入调查并采取适当纠正措施; 　　按照固定的时间间隔记录这些参数的变化过程，一旦有了问题可以追溯原因或者预见趋势 　　讨论过程中大家边说边画，大致画了个象仪表盘的东西。不到3天，质量管理部的老韩就拿出来了完工的“项目仪表盘”。看到之后让大家都大吃一惊，用Excel可以做到这种地步真是太惊人，而且其中的数据表、公式包括一些外部接口都集成在了一起。感叹这就是技术出身的管理者的天生优势，可以直接动手把想法实现出来。“项目仪表盘”的样子参见下图，不过这已经是第二版。 　　2 项目仪表盘的原理 　　“项目仪表盘”其实是用Excel开发的一个量化管理工具，可以显示目前项目状态以及各个参数的历史和趋势，包括 “面板”、“数据区”和“趋势图”三个部分。 　　“面板”如图 1所示，是项目关键数据的展示界面。有的重要数据直接显示，有的数据通过游标显示目前的偏差情况。根据不同的偏差幅度，指示灯显示黄色或者红色。 　　“数据区域”记录项目的各种关键参数，并通过公式自动完成必要的计算，参见图 2。其中每个报告期对应一列数据，可以通过手工、公式计算或者外部接口获取。项目经理实际只需要每周填写黄色区域(共19个基本参数)，一般项目经理15分钟之内就可以完成。 　　“趋势图”记录关键参数的变化过程，每条曲线对应一行参数，通过点击链接到图表页。因为比较简单，这里不作介绍。 　　通过项目仪表盘，组织级的管理者可以方便地监控大量的项目。工作中，首先挑出那些出了问题(亮了红色信号灯)的项目;然后，再查看是哪个指标(指示灯)亮了红灯;再次，可以对照“趋势图”检查问题的指标的历史和变化趋势，了解问题的前因后果。配合对于项目问题、风险、事故等“事件”的管理，就可以方便的监控项目并跟踪解决问题。 　　3 仪表盘结构和数据 　　经过多年演变，虽然仪表盘的样式和数据采集方式都发生了很大的变化(目前使用的已经是集成到VP系统中的第三版了)，但基本的设计思想一直基本没变。图 1所示的是第二版，本文就