煤炭行业-集团公司-总经理工作部-总务主管岗位说明书文档.docVIP

总务主管职位说明书 岗位名称 总务主管 岗位编号 所在部门 总经理工作部 岗位定员 直接上级 总经理工作部经理 工资等级 直接下级 总务助理、司机 薪酬类型 所辖人员 岗位分析日期 2002年10月 职责概述： 协助制定工作计划并完成工作总结 负责制定公司后勤工作管理制度 负责公司的行政后勤事务 承担公司档案整理、保管和使用的工作 负责公司证照管理工作 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：协助制定工作计划并完成工作总结 工作结果 分送单位 工作任务 依据公司年度经营计划编制提纲，协助总经理工作部经理制定本部门工作计划和实施步骤 年度工作计划FJ106 总经理工作部经理 编制总务年度预算，包括办公费用预算、固定资产购置预算等 年度预算FJ107 总经理工作部经理 负责根据年度工作情况编写年度工作总结 年度工作总结FJ108 总经理工作部经理 职 责 二 职责表述：负责制定公司后勤工作管理制度 工作结果 分送单位 工作任务 负责制定公司后勤工作管理制度，包括车辆管理、办公用品采购、办公用品领用、档案管理等制度 后勤工作管理制度 总经理工作部经理 负责将各种后勤工作管理制度上报直接上级审批 负责对已经制定的后勤管理制度进行修改、完善 职 责 三 职责表述：负责公司的行政后勤事务 工作结果 分送单位 工作任务 负责公司办公用品等物品的采购、日常管理工作 办公用品采购及领用纪录FJ127 本部门 负责公司固定资产管理、办公设备的采购、日常维护等工作 固定资产台帐FJ128 本部门 核算公司各部门的电话费，建立登记台账，办理各项手续；负责通讯设备的交费、维修、更换和使用管理 电话费及其它费用台帐FJ129 总经理工作部经理 负责公司票务管理、定餐管理、公务车管理、礼品采购和分发等工作 保管印鉴、介绍信并对其使用进行权限内的管理，权限外上报总经理工作部经理 印、信使用纪录FJ130 本部门 负责出国组团协调工作，包括确定出国时间、出国人数、联系国外机构的接洽事宜、办理出国手续等工作 负责公司各项实物福利工作的执行、落实工作 负责公司的公共事务安排、集团活动安排等工作 公共事务安排、集团活动安排 总经理工作部经理 负责与集团有关部门和机构保持联络，建立良好的合作关系 负责公司的其它后勤事务，包括办公环境管理、保安、防火等工作 职 责 四 职责表述：承担公司档案整理、保管和使用的工作 工作结果 分送单位 工作任务 按照档案管理制度的规定对文件材料进行收集、登记、归档，并对所接收的文件资料进行分类、编号、组卷、复印副本、确定密级并办理入库手续 负责入库档案的保管、整理工作，完成对档案的入库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作，建立健全档案数据库，及时更新数据 档案检索卡FJ131、档案数据库 本部门 负责档案的使用管理工作，包括办理档案的借阅手续，定期催还档案；按规定进行档案的复制、调拨和外来文件的处理，以及提供档案借阅和使用咨询等 档案借阅纪录FJ132 本部门 负责档案柜的管理，即定期清点库藏档案，保证帐、物、卡相符；及时修复破损档案；定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销，以及维护档案库房的清洁、卫生和安全工作等 职 责 五 职责表述：负责公司证照管理工作 工作结果 分送单位 工作任务 负责公司营业执照的年检 负责公司煤炭经营许可证的年检 负责煤炭经营许可证的变更工作 负责公司其它证照的管理工作 职责六 职责表述：完成上级交办的其他任务 权力： 人事权 对直接下属的奖惩、培训有提名和建议权和一定的考核评价权 财务权 权限内的财务审批权 业务权 业务执行权（对档案管理的指导权和监督检查权、对分管工作的督办权、一定权限范围内物品采购的决策权、办公室文件传递的督促权、印鉴、介绍信使用的审查权、后勤工作的建议权） 工作协作关系： 外部协调关系 集团各相关部门 任职资格： 教育水平 大学专科及以上学历 专业 行政管理及相关专业 培训经历 培训内容 导训时间 培训内容 导训时间 计算机应用技术培训 两周以上 人际关系培训 两周以上 经济法律法规培训 两周以上 经验 2年以上相关工作经验 个人素质 较高的工作热情和工作主动性； 较高的职业道德水平； 较强的组织协调能力、影响能力、沟通能力、人际交往能力、计划和执行能力 知识 掌握企业行政管理知识，了解法律知识 技能技巧 熟练使用计算机办公软件 其它： 使用工具/设备 电话、传真机、计算机、打印机、Internet/Intranet网络 工作环境 办公室 备注