广州大地房产开发有限公司档案管理方案设计.docVIP

广州大地房产开发有限公司档案管理方案设计 1 设计背景 广州大地房产开发有限公司，于2000年8月17日登记注册，公司注册资本860（万元），专注于房地产行业及相关的项目投资，致力为消费者提供专业、优质的一站式置业服务。近年来团陆续投资经营了数间相关企业，涉及房地产中介、中介服务的业务类型，发展为以二手房经纪业务为核心，全面介入按揭服务、置业担保、装修等居住服务链条，成为专注于居住综合服务的企业集团。 1.1 设计目的 1.为规范文件档案管理，加强档案的科学管理，提高档案的利用效率 2.为有效的保护和利用档案，更好地为公司经营管理服务 3.明确企业档案管理中的各岗位职责，规范企业档案管理流程 4.建立适应本公司特点的、体现本公司特色的档案管理体系 2 大地房产档案管理的具体方案 该方案设计主要包括三个方面：大地房产的档案管理流程及管理职责、大地房产的查阅流程、大地房产的档案销毁。 2.1大地房产的档案管理流程及管理职责 分类 具体处理方案 管理职责 管 理 部 门 1.公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。 2.文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。 负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等 文 件 点 收 1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 2.文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。 3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门 负责库房档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握馆内档案全宗、案卷数量 文 件 整 理 1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 负责库房内部整理，保证库内无灰尘，整洁美观 档 案 分 类 1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。 4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 5.档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，及时上报采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全 档 案 名 称 及 编 号 1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。 3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 负责库房内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序 档 号 编 定 1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。 2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。 3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。 4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角 责库房内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序 归档与档案清理 1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。