外贸英语函电书写格式要求_0.docVIP

外贸英语函电书写格式要求 　　篇一：外贸英语函电书写格式要求 　　The Layout of a Business Letter ( or The Parts of a Business Letter ) 　　1. Letter Head 信头 　　2. Date Line 日期行 　　3. Inside Address 封内收信人姓名及地址 　　4. Attention line 注意事项 　　5. Salutation 称呼 　　6. Caption/Subject Heading 事由行/标题行 　　7. Body of the Letter 信件主要内容/正文 　　8. Complimentary Close 信末敬语 　　9. Signature签名（非手签不可） 　　10. Typed Full Name of Writer and very possibly his title of the company below the typed name （对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称） 　　11. Identifying Initials ( for very formal letters ) 口授者/打字员名字缩写字母（较正式信件） 　　12. Enclosure ( option） 附件（可选） 　　13. Carbon Copy Notation ( cc or ) ( option）抄送行（可选） 　　14. Postscript ( or ) ( option） 再启（可选）（仅限一两行文字！） 　　商业信件的各个部分说明： 　　1．信头 　　信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号及传真号以及电邮地址等等。一般情况下，信头印在信笺中上方或左上方(见例文)。 　　有些国家的信头中还包括其它细节，比如在英国，信头中就印着公司经理的姓名(见例文)。 　　2．编号和日期 　　在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门代号或者该封信的签发人及打字员的姓名的首写字母。所有这些均标有“我方编号：”、“贵方编号：”，以防混淆，例如： 　　贵方编号：JBD／WM 　　我方编号：WDW／LP 　　这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。如果必要，代号首字母也可以打印在左边距签发人姓名向下两行的位置。 　　日期中月份应打印成英文全名，避免使用缩写，比如Dec．应改成December。序数词后面的词尾一th，一st，一nd，一rd可以省略，比如可以用May 5代替May 5th，用June l代替June lst。年份中不能用04年代替xx 年。 　　要避免将日期打印成数字形式(如10／2／xx)，否则容易引起混淆。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以，10／2／xx既可能被理解为xx年10月2日，也可能被理解为xx年2月10日。 　　3．封内名称及地址 　　封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位置。其形式与其在信封上的形式 　　完全相同。 　　对于个人的尊称一般包括：先生(Mr．)、夫人(Mrs．)、小姐(Miss)、女士(Ms．)等。如果此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边(见例文)。 　　当合伙商号的名称里有人名时，Messrs则是又一尊称，如：Messrs MacdonaldEvans。但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊称，或者有定冠词the时，则不能再使用Messrs这一尊称。如Utility Furniture Co．，Sir William DobsonSons，The Grayson Hectrical Co．(见例l，例2)。 　　4．经办人(注意事项) 　　当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时，便加注经办人。一般打印在封内地址之下。 　　5．称呼 　　称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上，商务书信中的敬语有：对某个人称呼时使用的Dear Sir，或Dear Madami对两个人(或以上)称呼时使用的Dear Sirs，Dear Madames或Gentlemen(仅用复数而不用单数)。如果两人关系较好，便可以使用更热情的称呼，如：Dear Mr?． 　　称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两行。Dear Sir和Dear Sirs后面用逗号(，)，Gentlemen后面用冒号(：)。