北京吉利学院汽车工程学院计算机应用课件第3章 中文Word 2010应用.ppt

3.5.1利用邮件合并批量制作补考通知单（1-4） 5）将光标定位于“补考通知单主文档”中的“同学”两个字前面，在“邮件合并”向导第4步“撰写信函”中选择单击“其他项目”，如下图1左所示，出现“插入合并域”对话框，如下图1右所示，在该对话框中选择“姓名”域，单击“插入”按钮，关闭“插入合并域”对话框，此时“同学”前面出现带有书名号的域名《姓名》。同样方法，将光标分别定位于“在”、“参加”、“课程”文本前，依次插入合并域“日期”和“时间”、“考试地点”、“补考课程”，得到如图2所示结果，单击下面的“下一步”。 3.5.1利用邮件合并批量制作补考通知单（1-5） 6）进入“邮件合并”向导第5步“预览信函”，如下图1左所示，单击“收件人”左右两侧的书名号按钮，可在“补考通知单主文档”中查看不同补考人员的信息，单击底部的“下一步”。 7）进入“邮件合并”向导第6步“完成合并”，如下图1右所示，在该向导中可以看到邮件合并结果的两种输出方式：一是“打印”，即直接打印机打印输出；二是“编辑个人信函”，即以新Word文档形式保存。这里我们单击选择“编辑个人信函”选项，出现“合并到新文档”对话框，如下图2所示，在该对话框中选择合并的纪录为“全部”、“当前记录”、“从X到X记录”，这里选择“全部”，单击“确定”按钮。 8）完成邮件合并操作，创建一个名称为“字母1.doc”的Word文档，其中产生所有补考人员的补考通知单，选择“文件”/“另存为”命令，以“08-09（2）补考通知单.doc”为名进行保存，以供日后使用。 3.5.2利用邮件合并批量制作学生出入证 （2-1） 下面利用Word的“邮件合并”功能批量制作“学生出入证，要求在一张A4 纸上创建6张“学生出入证”，格式如课本所示。操作步骤如下： （1）在Excel中创建“学生信息表.xls”数据源。 （2）创建并编辑主文档“北京吉利大学学生出入证主档.doc”，如下图2所示，操作步骤如下： ① 新建一个空白Word文档，创建一个2列、3行的表格，并利用鼠标拖动表格右下角的“缩放控点”调整该表格的大小，使6个单元格均匀分布于整张A4纸中，设置表格外边框为双实线。 ② 按照如图3-101所示，在第1个单元格中输入标题“北京吉利大学学生出入证”（华文行楷、三号、居中对齐）；绘制“照片”单元格；输入学生信息“学院：”、“班级：”、“学号：”、“姓名：”、“性别：”（宋体、五号、左缩进4字符），并在每条信息后输入一个带下划线的空格字符。 3.5.2利用邮件合并批量制作学生出入证 （2-2） （3）将“北京吉利大学学生出入证主文档.doc”与“学生信息表.xls”数据源进行合并，操作步骤如下： ① 打开“北京吉利大学学生出入证主文档.doc”，按照前面创建“补考通知单”的方法，利用“邮件合并”向导，对第1个单元格中的各对象进行域的合并，得到如课本图3-102所示结果。 ② 复制第1个单元格中的所有内容，分别粘贴到其它单元格，得到如课本图3-103所示结果。 ③ 选择“视图”/“工具栏”/“邮件合并”命令，显示如下图所示“邮件合并”工具栏。 3.5.2利用邮件合并批量制作学生出入证 （2-3） ④ 光标定位于第1行第2个单元格的标题前，单击“邮件合并”工具栏中的“插入Word域”按钮，在其下拉菜单中选择“下一条记录”命令，如下图所示，在当前光标位置即可出现一个条件域“《Next Record》”，复制该条件域，分别粘贴到下面四个单元格的标题前，得到如课本图3-106所示结果。 ⑤ 单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，如下图所示，合并所有记录，然后将包含合并结果的文档以“北京吉利大学学生出入证.doc”进行保存。 合并到新文档 3.6任务6：“购车指南手册”的编排 在日常工作或学习中经常需要使用Word进行毕业论文、手册、各种报告等编排。下面以“购车指南手册”的编排为例，讲解分节符的使用、插入页码、创建索引目录等操作。 3.6.1使用分节符设置页面（1-1） 节是文档的一部分，默认状态下，一个Word文档就是一节，可以将一个Word文档分为多个节，分别对每一节可以进行页眉/页脚、页边距、页码、分栏、纸型及方向等设置，从而实现一页中或两页之间不同的文档布局。 下面将“购车指南手册”一文分为两节，并为第2节所有页面在页脚处添加页码，格式为-1-，起始页为1，操作步骤如下： （1）插入分节符 ① 打开“购车指南手册.doc”文档，光标定位于第2页的前面。 ② 选择“插入”/“分隔符”命令，出现“分隔符”对话框，在该对话框中选择“分节符类型”中的“下一页”，如下图所示，单击“确定”按钮。 ③ 此时在该文档封面页后面添加一张空白页，并且将该文档分为两节，其中封面页和第2页为第1节，而从第3